Siklus Transaksi - Buku Besar dan Pelaporan Keuangan

Sistem pemrosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi. Dua sistem pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input, proses, output, menejemen data dan pengendaliannya.

1.   Sistem pemprosesan transaksi secara manual

Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe proses transaksinya.

2.   Sistem pemprosesan transaksi secara komputerisasi

Sistem pemprosesan transaksi secara komputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

Kelemahan system pemprosesan transaksi terkomputerisasi yany masih tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam system tersebut.

Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk perencanaan dan pengendaliaan operasi kurang bermanfaat.Untuk mengatasinya sebaiknya menggunakan system ERP.

Sistem Web-Based

Word wide web merupakan jaringan komunikasi informasi.Bagi perusahaan system ini sangat dibutuhkan untuk dapat nenggunakannya harus tersedia program aplikasi.

Imput utama dari siklus buku besar dan laporan keuangan berasal dari output semua siklus lainnya.

Tujuan Sistem General Ledger

Sistem general ledger menggambarkan pemprosesan keuangan.Tujuan dari system general ledger diantaranya :

1)      Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat.

2)      Untuk memposting pada rekening yang tepat.

3)      Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit.

4)      Mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian.

5)      Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat.

Bagan Rekening (CHART OF ACCOUNT)

Bagan rekening adalah rekening dalam perusahaan yang meliputi aset,ekuitas,pendapatan dan biaya-biaya.Komposisi kode rekening yang ada dalam chart of accout didesain sesuai dengan kebutuhan informasi internal dan eksternal perusahaan.

Klasifikasi Dalam CHART OF ACCOUNT

Klasifikasi rekening harus dapat mereflasi aktivitas perusahaan. Perusahaan manufaktur membutuhkan manufaktur membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening(persediaan bahan baku,barang dalam proses dan barang jadi). Perusahaan jasa lebih menfokuskan desain
rekeningnya pada transaksi jasa.

Pengkodean Daftar Rekening.

Tipe pengkodean chart of account ada 2 diantaranya:

1) Block account codes

Dalam desain dengan menggunakan block codes rekening secara berurutan di kategorikan ke dalam klasifikasi rekening dengan membentuk blok,misalnya aktifa lancer.Keuntungannya yaitu jika ada rekening baru dapat disisipkan tanpa harus mengubah kode rekening yang sudah ada.

2) Group Account Codes

Dalam desain ini memiliki arti tertentu,misalnya kode rekening 112 dapat di artikan digit pertama mempresentasikan kategori mayor rekening (aktiva lancar), bagian ke 2 merepresentasikan klasifikasi intermediate (kas), dan bagian ke 3 merepresentasikan klasifikasi minor rekening (kas di tangan).

Sumber Data dan Input

Transaksi-transaksi yang akan di posting ke general ledger dapat di klasifikasikan ke dalam 6 tipe yaitu :

1.      Transaksi eksternal yang bersifat rutin.

2.      Transaksi inernal yang bersifat rutin.

3.      Transaksi non-rutin

4.    Jurnal penyesuaian (adjusting enteries). Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi. Empat tipe adjusting enteries yaitu: a) Akrual, b) Defferal, c) Revaluasi, d) Koreksi, e) Jurnal pembalik, f) Jurnal penutup

Pemrosesan Data

Pemrosesan data dalam system ledger di bagi menjadi dua yakni :

a)      Pemrosesan data transaksi harian

Transaksi yang bersifat harian seperti transaksi penjualan,penerimaan kas,pembelian dan transaksi pengeluaran kas.

b)     Pemrosesan akhir periode

Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal penyesuain yang bersifat rutin dan jurnal penyesuaian yang bersifat tidak rutin.

Informasi

Hasil output dari system pemprosesan ledger dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu :

1.      Analisis general ledger

Digunakan untuk alat pengendalian perusahaan.Ada dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change report.

2.      Laporan keuangan

Laporan keuangan utama yang dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca, laporan, laba rugi dan arus kas. Ketiga laporan dibuat pemakai laporan dari pihak luar perusahaan yang meliputi pemegang saham, kreditur, pemerintah dan analisis keuangan.

3.      Laporan manajerial

Data laporan manajerial berasal dari data yang juga digunakan untuk membuat laporan keuangan.

Manajemen Data

1.      Pendekatan file-oriented

File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu.Berikut ini merupakan representasi pemakai file dalam general ledger dan siklus laporan keuangan.

2.      General Ledger Master File

File ini merupakan jantung dari database akuntansi.Masing-masing catatan menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.

3.      Current Journal Voucher File

File ini berisi detail signifikan yang berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger selama periode berjalan.

4.      General Ledger Historiy File

Yang berisi data aktual akun general ledger masing-masing bulan untuk beberapa tahun yang lalu.

5.      Responsibility Center Master File

Yang berisi pendapatan dan biaya-biaya aktual dari berbagai devisi.

6.      Budget Master File

Berisi jumlah anggaran aset,hutang,pendapatan dan alokasi biaya pada bermacam-macam pusat pertanggungjawaban perusahaan.

7.      Financial Report Format File

Berisi informasi yang penting untuk memperoleh format yang beragam.

Pengendalian Umum

1.      Pengendalian Organisasional

Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

2.      Pengendalian Dokumentasi

Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi. Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

·      Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.

·      Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.

·      Dokumentasi program

·      Dokumentasi data

·      Dokumentasi operasi

·      Dokumentasi untuk pengguna

3.      Pengendalian Akuntabilitas Aset

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

·      Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi

·      Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)

·      Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.

·      Penggunaan log dan register

·      Review oleh pihak independent

4.      Pengendalian Praktik Manajemen

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

5.      Pengendalian Operasi Pusat Data

Jadwal pemrosesan komputer harus ditetapkan dengan jelas, termasuk yang berkaitan dengan akhir periode prosedur. Sistem informasi dan prosedur akuntansi harus secara aktif diawasi dan hasil akhir pekerjaan. Mengenai buku besar pengolahan harus dihasilkan dan ditinjau oleh seorang akuntan.

6.      Pengendalian Otorisasi

Merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan. Misalnya, dalam sistem pembelian manual, pembelian persediaan dari pemasok yang ditunjuk ketika tingkat persediaan mencapai titik pemesanan memerlukan otorisasi.

7.      Pengendalian Akses

Berbagai kontrol akses dan langkah-langkah keamanan yang diperlukan, terutama pada sistem komputer jaringan online. Antara lain sebagai berikut:

a)      Diperlukan sebuah kode keamanan sebelum pegawai mengakses pencatatan sistem buku besar dan entri jurnal.

b)      Terminal khusus yang disediakan untuk memasukan data jurnal.

c)      Akses log yang dikelola oleh sistem untuk mengawasi semua akses masuk.

d)     Transaksi jurnal dicatat pada saat masuk.

e)      Semua catatan buku besar sering dibuang ke pita magnetik untuk dicadangkan.

Aplikasi Pengendalian

Prosedur pengendalian berikut berlaku untuk transaksi buku besar dan laporan keuangan. Mereka diatur oleh kategori proses input dan output.

Pengendalian Input meliputi:

Menyiapkan prenumbered dan dirancang dengan baik voucher jurnal yang disetujui oleh orang yang tepat.

Memvalidasi data pada jurnal voucher, dalam rangka memberikan kepastian bahwa kesalahan dan kelalaian yang terdeteksi sebelum pengolahan.

Mengoreksi kesalahan terdeteksi sebelum data jurnal-entry yang diposting ke buku besar.

Kompilasi jurnal entri standar menyesuaikan pada file disk magnetik (atau pada daftar hard copy dalam kasus sistem manual).

Precomputing batch kontrol total, seperti yang berhubungan dengan standar entri jurnal menyesuaikan dan tidak rutin.

Pengendalian Pengolahan meliputi:

1.      Posting data jurnal entri ke rekening buku besar, dengan pemeriksaan yang sedang dilakukan sebelum dan sesudah posting.

2.      Menjumlahkan jumlah diposting ke rekening buku besar dan kemudian membandingkan diposting total terhadap jumlah kontrol batch precomputed.

Membentuk dan mempertahankan jejak audit yang memadai.

Pengendalian Output antara lain meliputi:

1.      Menyiapkan neraca saldo sering, dengan perbedaan antara bebits total dan kredit sedang diselidiki.

2.      Mempertahankan log atau file voucher jurnal dengan jumlah dan secara berkala memeriksa untuk memastikan bahwa urutan angka selesai.

3.      Mencetak listing akhir periode dan laporan perubahan untuk ditinjau oleh akuntan sebelum laporan keuangan disusun.

4.      Review laporan keuangan dan output lainnya untuk kebenaran dan kewajaran.

Prosedur audit buku besar.

Prosedur Keamanan Web

Otentikasi.

Dalam rangka untuk mendapatkan akses ke catatan keuangan perusahaan melalui web nomor identifikasi pengguna dan password harus diminta seperti dalam kasus jaringan pribadi.

Otorisasi.

Untuk memastikan bahwa perubahan catatan keuangan perusahaan dilakukan via web oleh individu-individu yang berwenang perusahaan harus menggunakan daftar akses kontrol (ACL) yang berisi identifikasi pengguna resmi dan sejauh mana resmi mereka.

Akuntabilitas.

Perubahan dibuat dengan catatan keuangan melalui web harus didokumentasikan.

Transmisi data.

Dalam rangka menjaga kerahasiaan dan integritas data yang ditransmisikan melalui enkripsi web harus digunakan.