Pengembangan Sistem

PENGORGANISASIAN DARI SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL

Sistem tanggung jawab secara tradisional telah ditetapkan pada fungsi akuntansi. Fungsi sistem secara umum memperoleh status dan akibatnya telah bergerak lebih tinggi dalam organisasi.
Struktur internal dari Sistem Informasi Fungsional

Manajer Sistem Informasi

Manajer Sistem Informasi membantu untuk mengatur tujuan untuk fungsi, mengambil bagian dalam sistem jangka panjang perencanaan, dan sistem baik mengarahkan pengembangan dan kegiatan operasi dari fungsi. Manajer sistem informasi juga (1) mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan staf kunci dalam fungsi personil dan (2) mempekerjakan dan melatih manajer baru bila diperlukan.

Staff

Seorang staf perencanaan membantu dalam mengembangkan rencana sistem jangka panjang, dalam berkoordinasi dengan perencanaan strategis perusahaan kelompok, dan dalam menetapkan kebijakan informasi yang berkaitan. Staf teknis membantu dalam memantau perkembangan teknologi, Seorang staf personil membantu dalam merekrut dan sistem pelatihan profesional.

Komite Pengarah

Komite Pengarah, keseluruhan memberikan bimbingan dalam pengembangan sistem. Ini tinjauan dan menyetujui sistem jangka panjang rencana dan hardware / perangkat lunak akuisisi, menetapkan prioritas mengenai proyek-proyek pengembangan sistem, mengontrol kemajuan proyek-proyek sistem, dan memantau kinerja fungsi.

Manajer Pengembangan Sistem

Manajer Pengembangan Sistem, yang memberikan arah secara keseluruhan proyek-proyek sistem baru, manajemen sistem informasi, dukungan pengguna kegiatan, dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak.

Manajer aplikasi

Tanggung jawab utama dari manajer aplikasi adalah mengembangkan aplikasi sistem informasi. Pekerjaan mengenai aplikasi ini dapat diatur sesuai dengan proyek-proyek yang sedang berlangsung.

Pusat Informasi Manager

Karena posisi tambahan yang relatif baru di sebagian besar perusahaan, tanggung jawab Manajer Pusat Informasi tidak secara seragam didirikan. Misalnya, layanan ini mungkin melibatkan bantuan kepada pengguna dalam mengembangkan aplikasi khusus dan memperoleh pemahaman tentang paket perangkat lunak berbasis komputer mikro.

Technical Services Manager

Technical Services Manager termasuk komunikasi data, sistem pemrograman, dan model keputusan. Jika organisasi termasuk manajer keamanan, ia juga dapat melapor ke manajer ini.

Data Base Administrator (DBA)

Data Base Administrator berfungsi bertanggung jawab untuk desain dan kontrol suatu basis data perusahaan. Dipimpin oleh data base administrator (DBA), fungsi mengelola semua aspek data dan informasi sumber daya. Salah satu tanggung jawab utama adalah untuk membangun dan menentukan skema basis data. Tanggung jawab kedua adalah untuk mengontrol penggunaan basis data dengan memberikan kode pengguna dan menjaga keamanan lainnya. Tanggung jawab ketiga adalah mengontrol semua perubahan pada data dan dalam program-program yang menggunakan basis data.

Internal Auditor

Auditor Internal adalah sekelompok auditor yang memastikan bahwa kontrol yang sedang dilaksanakan seperti yang dirancang. Salah satu jenis kunci yang sesuai adalah kontrol pemisahan tanggung jawab dalam fungsi Sistem Informasi, serta pemisahan fungsi dari kelompok pengguna.

INTERAKSI DENGAN FUNGSI AKUNTANSI

a.    Menetapkan baik controller dan manajer sistem informasi kepada panitia

b.    Menetapkan akuntan untuk tim proyek sistem

c.    Menetapkan orang-orang yang berpengetahuan luas baik dalam akuntansi dan teknologi informasi untuk melayani  koordinator antara sistem informasi akuntansi dan fungsi

d.   Membentuk kelompok audit internal, dibantu oleh akuntan dan auditor sistem berorientasi

e.    Membentuk kelompok kontrol data dalam departemen akuntansi

Pendekatan Pengembangan Sistem

Top-Down vs Bottom-up

1)   In-House versus Outsourcing

Pendekatan ini terdiri dari mempekerjakan perusahaan luar untuk menangani sistem informasi kegiatan, dengan organisasi outsourcing bahkan memperoleh diperlukan hardware dan software dan sistem karyawan.

2)   Re-engineering
Pendekatan rekayasa ulang berfokus pada proses operasional perusahaan. Dibutuhkan sebuah pandangan revolusioner yang berkaitan dengan mengapa diperlukan suatu proses daripada dengan rincian bagaimana hal itu dilakukan.

3)   Prototyping
Pendekatan yang Prototyping evolusi di alam. Mencakup proses belajar dalam pengembangan sistem. Prototyping terdiri dari merancang desain awal dalam periode waktu yang relatif singkat sebagai iterasi awal. Prototipe ini desain, yang merupakan perkiraan kasar yang diharapkan rancangan akhir, kemudian dimasukkan ke dalam digunakan.

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

1)   Mendikte tiga alasan utama perlunya pengembangan sistem berkelanjutan:
Perubahan pasti terjadi, baik di dalam perusahaan dan dalam lingkungannya.

2)   Kekurangan timbul atau menjadi jelas. Manajer baru dapat disewa yang menginginkan informasi yang lebih baik untuk membuat keputusan.

3)   Teknologi informasi Inprovements menjadikan komputer terinstal hardware dan software.

SISTEM PERENCANAAN

Perencanaan Strategis Untuk Sistem Informasi

a.    Mengintegrasikan pengembangan sistem informasi dengan perusahaan secara keseluruhan dalam proses perencanaan

b.    Memastikan ketertiban  pengembangan proyek, pendayagunaan sumber daya yang tersedia

c.    Mengenali perubahan prioritas dan kondisi baru yang timbul serta meningkatkan tuntutan informasi

d.   Memasukkan perbaikan dalam teknologi informasi agar menjadi relevan dengan kebutuhan perusahaan, menjanjikan keuntungan lebih besar daripada pengeluaran biaya.

Perencanaan Proyek Sistem

Pengembangan sistem biasanya berlangsung melalui serangkaian serangkaian proyek-proyek sistem.

a.    Definisi Proyek. Aspek penting dari perencanaan strategis adalah melakukan survei modul yang digunakan untuk membuat SIA yang bertujuan untuk mengidentifikasikan area proyek yang dibutuhkan.

b.    Proposal Proyek. menyediakan penjelasan rinci tentang kelayakan proyek.

c.    Inisiasi Proyek. Sebelum proyek dimulai, diperlukan langkah-langkah lain. Semua pihak yang akan dipengaruhi oleh pemasangan sistem, harus diberitahu sejak awal.

d.   Tim Proyek. Tim proyek terdiri dari analis sistem dan programmer

e.    Pengendalian Proyek. Waktu dan biaya proyek harus dikendalikan sehingga proyek dapat berjalan efektif.

ANALISIS SISTEM

Setelah mendapat persetujuan untuk proyek sistem yang diminta oleh pengguna, maka fase analisis sistem akan dimulai. Tujuan utama dari fase analisis sistem adalah untuk mensurvei sistem informasi yang ada saat ini dan untuk mendefinisikan apa yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.  Fase ini memungkinkan tim proyek untuk menentukan masalah dengan lebih baik melalui studi sistem operasi dan arus informasi yang ada saat ini.

Survey dari Sistem yang Ada Saat ini

            Survey sistem memiliki tujuan untuk mendokumentasikan semua aspek relevan dari sistem yang ada. Dengan melakukan survey, tim proyek harus mengetahui lingkup proyek dan mengumpulkan data yang beragam. kesuskesan survey ini bergantung pada pendekatan prilaku.

·           Lingkup

Walaupun proposal proyek telah menggambarkan lingkup area proyek, namun tim proyek harus membuktikan lingkup yang telah dinyatakan dan menyediakan keyakinan yang lebih mendalam.

·           Tipe dan Sumber Data

Setelah menjelaskan lingkup yang ada, analis sistem harus  mempertimbangkan tiga pertanyaan yang ada : (1) Tipe data apa yang harus dikumpulkan? (2) Sumber data apa yang harus disimpan? (3)Teknik apa yang harus digunakan dalam mengumpulkan data. data yang harus dikumpulkan adalah data yang berhubungan dengan data masukan dan informasi yang dihasilkan.

·           Isu Keprilakuan

Selama survei, tim proyek berinteraksi dengan karyawan dan manajer yang akan dipengaruhi oleh perubahan sistem. Dibawah ini merupakan beberapa sikap konkrit yang dilakukan oleh tim proyek untuk meminimalkan prilaku fungsional dan memotivasi penggunaan sistem baru secara intensif dan efektif.

ü Berkomunikasi  secara Terbuka dengan Orang yang dipengaruhi oleh proyek tim

ü Mendorong partisipasi oleh orang-orang yang dipengaruhi melalui survey

ü Menekankan aspek positif dari proyek dan menjelaskan bahwa sistem yang dihasilkan dapat lebih memenuhi kebutuhan pengguna

ü Mengurangi ketakutan karyawan dan manajer dengan membentuk dan publikasi kebijakan personalia adil

Analisis Temuan Survei

     Survei meliputi menanyakan beberapa pertanyaan, seperti : Apa yang dilakukan? Bagaimana dilakukan?Dimana dilakukan?. Seorang analis akan mencoba menjawab pertanyaan seperti : Seberapa baik hal tersebut dilakukan? Haruskah dilakukan semua? Jika iya, adakah cara yang lebih baik untuk melakukan itu?.

Identifikasi Dari Kebutuhan Sistem Fisik

     Kebutuhan yang berhubungan dengan sistem fisik ditentukan dengan refrensi (1) analisis sistem yang ada serta masalahnya, (2) kondisi yang diharapkan di masa depan. Sistem fisik juga dipengaruhi oleh tujuan yang dinyatakan dalam rencana sistem strategis dan proposal proyek.

·      Tujuan Sistem. Tujuan dalam rencana sistem strategis sangat luas dan berhubungan dengan tujuan perusahaan. beberapa contoh tujuan adalah :

ü Untuk membantu pertumbuhan penjualan dengan menyediakan informasi sehubungan dengan permintaan produk, tren pasar, sikap kompetitor, pengembangan teknologi, dan sebagainya.

ü Untuk mengembangkan dan memelihara tingkat pelayanan pelanggan dengan menyediakan informasi yang memadai yang memungkinkan barang dikirimkan tepat waktu dan dengan kondisi yang baik.

ü Untuk menggabungkan teknologi informasi baru yang berbasis biaya efektif.

·      Kebutuhan Khusus. Daftar kebutuhan atas aspek fisik dari sebuah sistem informasi memenuhi kebutuhan dari sistem informasi khusus. 

ü Kebutuhan sistem terdiri dari beberapa kategori. Satu kelompok kebutuhan menyatakan bagaimana sistem informasi menyajikan bentuk pengukuran, yang disebut kebutuhan kinerja. Kelompok lain lebih berkaitan dengan isi dari aplikasi daripada kinerjanya.  

Identifikasi Atas Kebutuhan Informasi

     Untuk memberi keyakinan bahwa sistem dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh manajer, karyawan inti, dan pihak luar, maka kebutuhan akan informasi juga harus dipertimbangkan. Analisis Kebutuhan informasi menggunakan pendekatan atas-ke-bawah.

·      Identifikasi Keputusan yang Dibuat oleh Manajer

Setiap manajer dalam area proyek memilik tanggung jawab yang berhubungan dengan tujuan dan strategis perusahaan.

·      Menspesifikasi Ukuran Kinerja

Setelah menentukan keputusan yang harus dibuat, pengukuran kinerja dibutuhkan untuk menggambarkan efektivitas dari keputusan. Dalam beberapa kasus, pengukuran kinerja merupakan faktor kesukesesan, karena keputusan yang efektif membantu dalam mencapai tujuan dari perusahaan.

·      Menganalisa Proses Keputusan

Melalui interview, seorang analis sistem dan manajer secara bersama-sama menganalisa keputusan yang diidentifikasi. Dengan “walking trough” setiap langkah dalam proses keputusan rasional mampu menentukan informasi yang dibutuhkan untuk membuat setiap keputusan.

·      Menspesifikasi Kebutuhan Informasi

Melalui analisis, informasi yang dibutuhkan muncul secara perlahan-lahan untuk setiap keputusan. Keputusan yang berorientasi informasi ini harus menyinggung tentang isi dan kualitas. Contohnya informasi untuk memilih tingkat persediaan yan termasuk biaya angkut, biaya pemesanan kembali dan lain lain.

Pengajuan  Laporan Analis Sistem

     Kebutuhan yang berhubungan dengan sistem fisik dan informasi dilaporkan dalam laporan analis sistem. Selain itu, terdapat juga pernyataan tentang tujuan dan lingkup proyek, peran proyek dalam rencana sistem strategis, dan jumlah permasalahan dalam sistem yang ada, daftar kendala dan asumsi, dan revisi jadwal dan anggaran biaya.

RANCANGAN SISTEM

     Dalam tahap perancangan sistem, tugas perancang adalah untuk mempertimbangkan fitur dari sistem yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan. Proses perancangan sistem meliputi 2 tingkatan, yaitu rancangan konseptual dan rancangan detil. Rancangan konseptual menyajikan keseluruhan struktur sistem atau arsitektur ditambah dengan pandangan tentang kombinasi komponen sistem. Rancangan ini berorientasi pada pengguna dan bersifat logis.

Evaluasi Desain Alternatif

Jangkauan Alternative. Rancangan alternatif dapat berkisar antara memodifikasi sistem yang ada sekarang sampai merubah ke sistem baru. Diasumsikan bahwa sistem yang ada sekarang menggunakan proses manual.

Contoh Rancangan Alternatif. Alternatif pertama menggunakan komputer tersentralisasi pada kantor pusat. Dan alternatif kedua dengan menggunakan jaringan komunikasi dengan arsitektur client/server.

Mempersempit Alternatif. Memilih rancangan terbaik pada dasarnya meliputi pengeleminasian alternatif terbaik lainnya. Rancangan alternatif yang tersisa harus dievaluasi dengan basis kelayakan. Beberapa aspek kelayakan harus dipertimbangkan, seperti kelayakan operasional, kelayakan ekonomi, kelayakan waktu.

MEMPERSIAPKAN SPESIFIKASI RANCANGAN

Seperti yang disebutkan sebelumnya, rancangan konseptual untuk rancangan alternatif  yang telah dipilih dinyatakan dalam bentuk spesifikasi rancangan konseptual berorientasi pengguna. Spesifikasi ini dikelompokkan berkisar komponen sistem informasi (data input, prosedur pemrosesan data, database, pengendalian data dan pengukuran pengamanan, dan output informasi). Maka akan dipersiapkan dua atau lebih spesifikasi.

Pengajuan Spesifikasi rancangan SIstem

Spesifikasi rancangan sistem harus tergabung dalam laporan rancangan sistem formal. Laporan ini akan direview oleh manajemen pada tingkat lebih tinggi. Jika laporan ini telah mendapat persetujuan akhir, pengaktifan sistem yang lebih relatif lebih mahal akan dimulai.

Pertimbangan Rancangan Sistem

·         Urutan Rancangan. Sebagai produk akhir dari sistem informasi, output merupakan penentu dari komponen sistem yang ada. .

·         Prinsip Desain. Desain konseptual harus mencerminkan prinsip tertentu.

SELEKSI SISTEM

     Saat manajemen telah menyetujui spesifikasi desain, proses seleksi bisa dimulai. Selama proses penyeleksian hardware dan sofware yang dibutuhkan untuk sebuah sistem baru yang akan dirancang, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai pilihan perolehan sistem yang ada, mengajukan proposal yang berhubungan dengan hardware dan software, dan mengevaluasi proposal.

a.                  Pilihan Akuisisi

Beberapa keputusan kunci harus dilakukan dalam proses akuisisi. Pilihan harus dibuat dari beberapa opsi seperti membeli atau melakukan leasing atas sumber daya yang dibutuhkan, berhubungan dengan satu atau banyak vendor, memasang sistem “in-house” atau menggunakan layanan informasi “outsourcing” dan mengembangkan software “in-house” atau membeli paket software komersial.

·      Membeli Versus Leasing. Hardware dan software  dapat dibeli. Namun terdapat altenatif lain, yaitu melakukan leasing hardware dan software dalam kontrak pembiayaan jangka panjang. Setiap opsi memiliki keuntungan masing-masing.

·      Satu Vendor Versus Banyak Vendor. Sistem komputer meliputi hardware, software, alat input-output, alat penyimpanan on-line, saluran dan perlengkapan komunikasi, dan form bisnis dan perlengkapan. Sebelum menentukan vendor tertentu, perusahaan harus mengevaluasi kelebihan dan memilih satu vendor atau banyak vendor. Menggunakan satu vendor akan lebih menyederhanakan proses akuisisi dan menjamin berbagai item akan sesuai. Selain itu, dengan memilih singel vendor untuk semua kebutuhannya, maka perusahaan akan mendapat servis yang lebih baik dan dapat dipercaya. Membeli dari banyak vendor menghasilkan biaya akuisisi lebih rendah.

·      Sistem In-house versus Jasa Outsourcing. Kebanyakan perusahaan dengan sistem informasi terkomputerisasi mengoperasikan dan memelihara sistem mereka sendiri. dengan memelihara sistem mereka sendiri, Jasa ini tersedia dari dua jenis perusahaan : biro jasa, pembagian waktu utilitas. Biro jasa adalah merupakan perusahaan yang menyediakan jasa pemrosesan batch data pada lokasi yang berjauhan. Keuntungan yang paling utama dari menggunakan jasa komputer luar adalah pada sisi ekonomi, Kelebihan lain adalah jasa komputer menyediakan bantuan profesional, software khusus dan data base khusus. Kelebihan  ketiga adalah jasa ini menyediakan kapasitas untuk backup data.

·      Pengembangan Sistem In-House versus Paket Software Komersial. Secara tradisional, perusahaan menggunakan program mereka sendiri untuk mengembangkan program aplikasi untuk sistem komputer mereka. Dengan berkembangnya software komersial, maka muncul juga berbagai tipe software yang membantu mengatasi keterbatasan sistem in-house.

1.    Jenis Perangkat Lunak Komersial. Paket software yang paling terkenal saat ini adalah General Accounting Systems

2.    Keuntungan dari Commercial Software.

·           Produk yang tersedia tanpa periode perkembangan yang panjang

·           Dirancang dan diuji dengan baik, sehingga menjadi efisien dan handal

·           Harga paket software cukup masuk akal.

3.    Keterbatasan Software Komersial.

·      Kebutuhan pengguna disamaratakan

·  Perusahaan yang menggunakan bergantung pada software vendor untuk pemeliharaan dan upgrade

USULAN DARI PROPOSAL

Sebagian besar opsi yang disebutkan di atas melibatkan vendor sumber daya komputer. Untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan komputer, perusahaan harus menginformasikan kemungkinan vendor membutuhkan dan mendapatkan tanggapan dari mereka.

EVALUASI PROPOSAL

proposal yang diterima dari vendor dasarnya merekomendasikan hardware tertentu atau soft ware dipasarkan oleh vendor. Nilai dari setiap proposal adalah dalam deskripsi rinci dari cara di mana perangkat keras atau perangkat lunak yang direkomendasikan dapat melayani perusahaan meminta kebutuhan spesifik.

Teknik masalah patokan teknik masalah patokan berguna dalam menunjukkan seberapa baik perangkat keras atau perangkat lunak yang diusulkan dapat diharapkan untuk tampil dalam keadaan yang khas.

Model simulasi tekhnique Meskipun teknik masalah bencmark berkaitan dengan aspek penting dari kinerja, mengabaikan banyak kriteria sama pentingnya.

Teknik model simulasi menghasilkan data mengenai waktu akses respon kali, waktu berjalan, throughputs, tingkat biaya, dan pemanfaatan peralatan.

Teknik Weighted-Penilaian Analisys Karena teknik model simulasi mahal dan menghadap faktor kualitatif kunci, teknik ketiga telah menjadi dominan.

PELAKSANAAN SISTEM

Setelah tim evaluasi memilih sistem yang diperlukan sumber daya, laporan yang disusun dan disajikan kepada manajemen adalah :

TINDAKAN AWAL :

1. Menetapkan implementasi? Rencana dan kontrol : Gantt chart, Diagram jaringan
2. Kenali masalah perilaku
3. Tinjau organisasi? Tim proyek
4. Pengaturan lengkap untuk sumber daya yang dipilih sistem

PELAKSANAAN KEGIATAN 1

Kegiatan mengambil selama implementasi sistem bervariasi dari proyek ke proyek. Dengan demikian dapat membantu dalam memvisualisasikan kegiatan masing-masing, termasuk aktivitas awal membangun kontrol proyek.

1. Seleksi personil dan pelatihan
2. Persiapan lokasi fisik
3. Detil desain sistem

Kita dapat meninjau secara singkat fitur khas dalam setiap kategori, yaitu : desain keluaran, desain data base, desain input, desain pengolahan, dan kontrol desain.

PELAKSANAAN KEGIATAN 2

1. Pengembangan perangkat lunak aplikasi : coding dan  pemrograman perangkat lunak.
2. Software pengujian : memeriksa meja dan testing
3. pengujian sistem : penerimaan pengujian.

PELAKSANAAN KEGIATAN 3

1. Pengembangan standar, meliputi  : komponen sistem, prestasi, dokumentasi.
2. Dokumentasi
3. Konversi file

Konversi sistem, Ada empat pendekatan konversi yaitu :

1. Pendekatan konversi langsung
2. Pendekatan operasi paralel
3. Pendekatan konversi Modular
4. Pendekatan konversi Bertahap

SISTEM OPERASI

Evaluasi pasca-implementasi, dan mengelola sumber daya sistem yang berhubungan : Fine-tuning, dan Evaluasi pasca implementasi. Tujuannya adalah sebagai berikut :

1. Untuk menilai sejauh mana? Tujuan dari proyek sistem telah dipenuhi
2. Untuk melihat ada modifikasi tambahan yang mungkin diperlukan dalam sistem baru dirancang
3. Untuk mengevaluasi kinerja tim proyek, baik dari segi kualitas produk dan kepatuhan terhadap jadwal proyek dan rencana kerja
4. Untuk melayani sebagai dasar untuk memperbaiki sistem pengembangan dan akurasi biaya masa depan dan menguntungkan perkiraan