Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran merupakan lawan dari siklus pendapatan yang melibatkan aliran kas masuk sedangkan siklus pengeluaran melibatkan pengeluaran kas. Siklus pengeluaran untuk setiap perusahaan hampir sama untuk semua jenis perusahaan seperti perusahaan dagang, manufaktur sampai perusahaan jasa. Ada dua subsistem yang berada dibawah sistem pengeluaran yaitu Sistem pemrosesan penjualan dan Sistem pengeluaran kas.

DATA INPUT

Sumber Data 

Data yang digunakan dalam siklus pengeluaran sebagian besar bersumber pada catatan persediaan dan pemasok. Catatan persediaan adalah sumber utama transaksi pembelian, sementara invoice dari pemasok merupakan sumber dari transaksi hutang dan pengeluaran. Sumber data lainnya adalah kepala departemen, pembeli, file history supplier, departemen penerimaan barang dan gudang dan departemen produksi untuk perusahaan manufaktur. 

Bentuk Dokumen 

Bentuk (form) dokumen yang berhubungan dengan siklus pengeluaran adalah surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan Penerimaan barang, surat tagihan(invoice) pemasok, voucher pengeluaran, cheque untuk pemasok, memo debit, formulir pemasok baru, surat permintaan penawaran (quotation).

PEMROSESAN DATA 

Sistem Pemrosesan Pembelian Dan Hutang

• Pembelian 

Dimulai pada saat tingkat persediaan turun dan berada pada tingkat titik pembelian kembali (reorder point). Permintaan pembelian (PR) dipersiapkan dan tembusannya dikirim pada bagian pembelian  dan  bagian hutang (AP). Bagian pembelian menyiapkan order pembelian (PO) untuk masing-masing pemasok dan mengirim tembusannya untuk bagian persediaan, AP dan bagian penerimaan.

• Penerimaan 

Pada saat penerimaan, bagian penerimaan menghitung dan memeriksa barang.  Laporan penerimaan disiapkan dan tembusan dikirim ke gudang bahan mentah, pembelian,dan bagian

pengendalian persediaan, dan AP.

• Hutang 

A/P menerima tembusan PR,PO, laporan penerimaan dan invoice dari supplier.  A/P mencocokkan dokumen-dokumen tersebut dan membuat jurnal pembelian dan memcatat hutang pada akun hutang dagang.  A/P secara periodik membuat ringkasan jurnal pembelian yang kemudian dikirim ke bagian buku besar (GL). A/P juga mempersiapkan voucher pengeluaran kas memasukkan dalam register voucher. 

• General Ledger (G/L) 

Memasukkan dari jurnal akun hutang dagang ke GL. Mencocokkan jumlah persediaan dengan ringkasan yang diterima dari bagian pengendalian persediaan 

• Menyiapkan analisis dan laporan 

Pada akhir pemrosesan hutang, berbagai laporan dibuat untuk pemakaian nanti.

• Menangani retur pembelian dan allowances

Retur pembelian muncul ketika perusahaan yang membeli tidak puas dengan barang yang dipesan. Debit Memorandum dibuat oleh pembeli untuk dikirim kepada perusahaan yang menjual sebagai notifikasi agar jumlah saldo dikurangi sejumlah nominal yang

Sistem Pemrosesan Pengeluaran Kas

Secara periodik, AP mencari file voucher utang usaha terbuka atau hutang dagang untuk melihat dokumen yang telah jatuh tempo yaitu A/P mengirim voucher dan dokumen pendukungnya ke bagian pengeluaran kas dan A/P memperbaharui akun hutang dagang. 

• Bagian Pengeluaran kas yaitu:
• Menyiapkan cek 
• Mencatat informasi pada register cek (jurnal pengeluaran kas)
• Mengembalikan voucher yang telah dibayar pada akun hutang dagang, mengirim cek pada supplier 
• Mengirim voucher jurnal ke G/L: 
• Bagian G/L menerima: 
• Jurnal voucher pengeluaran kas 
• Ringkasan akun hutang dagang dari bagian A/P  
• Voucher jurnal digunakan untuk memperbaharui GL.  
• Akun pengendali hutang dagang dicocokkan dengan ringkasan buku pembantu AP. 
• Pemrosesan pengeluaran petty cash

Petty cash merupakan jenis pengeluaran lain-lain yang digunakan untuk melakukan pembayaran beban secara langsung dalam jumlah kecil. Perusahaan biasanya menggunakan Imprest System untuk mengontrol jumlah pembayaran tersebut. 

• Pengeluaran kas untuk tujuan lainnya. 

Pengeluaran untuk tujuan lain misalnya untuk mendapatkan aktiva tetap, pengeluaran kas lain-lain  termasuk jumlah yang dibayarkan untuk investasi. Pengeluaran ini dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, namun beberapa perusahaan mencatatnya dalam jurnal voucher. 

Sistem Pembelian Dengan Kartu Kredit

Merupakan sistem pembelian dengan menggunakan kartu kredit yang dipercayakan dipegang oleh orang yang dipercaya untuk melakukan pembelian dalam jumlah tertentu. Sistem ini sangat efisien mengingat dapat mengurangi berbagai aktivitas yang tidak bernilai tambah. Kontrol yang memadai harus diterapkan ketika mengimplementasikan sistem ini. Termasuk didalamnya:

• Prosedur yang sesuai untuk memercayakan kartu tsb kepada pegawai 
• Menetapkan batasan per transaksi dan per kartu
• Membatasi item yang bisa dibeli dengan kartu
• Merekonsiliasi secara berkala antara item yang dibeli dengan laporan tagihan kartu. 

Sistem Berbasis Web

Sistem berbasis web mempunyai banyak manfaat diantaranya yaitu mengurangi jumlah staff yang harus menangani pembelian, mengurangi kertas, integrasi yang lebih baik, informasi yang lebih up to date, biaya pemrosesan order yang lebih rendah. 

OUTPUT INFORMASI

Laporan dihasilkan sebagai bagian integral dari siklus pengeluaran diperlukan untuk mengarahkan operasional perusahaan dan sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan keputusan. Dibawah ini merupakan daftar keputusan manajerial yang berhubungan dengan siklus pengeluaran.

Daftar Dan Laporan Operasional

Daftar Voucher adalah daftar invoice yang diterima dari supplier. Daftar cheque adalah daftar cheque yang telah ditulis. Laporan pemesanan yang belum terbayar adalah daftar yang berisi po yang masih harus dibayar. Laporan Invoices yang masih harus dibayar adalah daftar invoice yang telah di approve tetapi belum dibayar. Laporan status persedian adalah laporan yang memuat tentang jumlah yang diterima. Laporan pengiriman yang lewat waktu adalah laporan barang pengiriman lewat tengat waktu 

Laporan Manajerial Terjadual

Laporan umur hutang (A Payables Aging Report) adalah laporan yang berisi daftar hutang yang telah jatuh tempo namun belum dibayar. Analisis Pembelian (Purchase Analyses) adalah analisis mengenai aktivitas tiap suplier, item persediaan, dan pembeli. Laporan Kinerja Pemasok (Vendor Performance Report) adalah laporan mengenai kinerja supplier. Cash-flow Statement adalah laporan arus kas 

Laporan Yang Diminta Manajemen

Adalah laporan yang dibuat hanya apabila diminta oleh manajemen dan tidak terskedul. 

Informasi yang terkandung didalamnya sebagian besar digunakan untuk membuat keputusan dan pengendalian

MANAJEMEN DATA

Pendekatan Basis Data

Ketika perusahaan mengkonversi pendekatannya ke pendekatan basis data, isi dari siklus pengeluaran akan sama dengan pendekatan file oriented. Ada beberapa perbedaan yang signifikan yaitu data dikelola sebagai catatan terstruktur atau tabel normalisasi. Kemudian data terstruktur ini terutama difokuskan pada kunci entitas dan hubungan yang diidentifikasi pada awal sesi ini. Untuk menentukan struktur data khusus desainer sistem  mengembangkan konseptual dan logical view yaitu berupa:

• ERD dari siklus pengeluaran 
• Logical View dari struktur data siklus pengeluaran 

PENGENDALIAN INTERNAL

Eksposure Risiko 

Ada berbagai kemungkinan risiko dalam siklus pengeluaran salah satunya adalah kitting yaitu jenis penipuan yang melibatkan transfer cheque antar bank. Tujuannya adalah untuk menutupi kekurangan uang atau untuk menggelembungkan aset. Akibat dari kitting ini adalah adanya pencatatn lebih saldo kas pada akhir bulan

Tujuan Pengendalian

• Semua pembelian diotorisasi pada saat diperlukan dan berdasarkan perhitungan EOQ
• Semua barang yang diterima diverifikasi untuk menentukan bahwa kuantitasnya telah sesuai dengan yang dipesan dan diterima dalam kondisi baik 
• Semua servis telah diotorisasi sebelum dikerjakan dan dimonitor untuk menentukan bahwa dilakukan dengan baik 
• Semua invoice dari suplier telah diverifikasi segera dan dicocokkan dengan barang yang diterima atau servis yang dilakukan 
• Semua diskon pembelian yang diterima telah diidentifikasi sehingga akan dimanfaatkan apabila secara ekonomis bernilai 
• Semua retur pembelian dan allowances diotorisasi dan secara akurat dicatat berdasrkan pengembalian aktual 
• Semua pengeluaran kas dicatat secara lengkap dan akurat 
• Semua kredit pembelian dan pengeluaran kas dijurnal pada akun suplier yang tepat 
• Semua catatan akuntansi dan pembelian persedian dijaga