Mengolah Transaksi Melalui Basis Komputer

            Dua aspek penting dalam sistem informasi yakni menyusun data dan mengolah data. Tugas utama dari SIA (Sistem Informasi Akuntansi) yaitu mengolah transaksi yang mempengaruhi perusahaan.Terdapat tiga langkah dalam mengolah transaksi yaitu mengolah input (masukan), mengolah data yang sudah tersedia dan mengolah output (keluaran).

APAKAH YANG DIMAKSUD DENGAN PENGOLAHAN?

            Data processing (pengolahan data) dilakukan dengan melaksanakan beberapa prosedur, biasanya termasuk serangkaian pekerjaan. Ketika menyelesaikan satu atau lebih pekerjaan menggunakan komputer disebut computer-based system (sistem berbasis komputer). Program komputer yang melakukan pekerjaan secara spesifik disebut application program (program aplikasi). Program aplikasi dapat dirancang untuk menyimpan data, mengolah masukan, mengolah data untuk diperbaharui maupun diubah atau mengolah data untuk menghasilkan keluaran.

PENYIMPANAN DATA

Data dapat dimasukkan ke dalam sistem informasi dengan berbagai cara. Dapat berupa hard copy maupun soft copy. Ketika data dari salah satu transaksi dimasukkan langsung kedalam sistem komputer yang ada, pendekatan itu disebut on-line data entry. Dalam pendekatan tersebut perusahaan memasukkan data melalui berbagai tipe perangkat on-line. Perangkat online secara langsung dan berkelanjutan terhubung dengan sistem komputer.

Off-line data entry data yang diinput melalui perangkat yang tidak secara langsung terhubung ke komputer. Perangkat ini termasuk key-to-tape encoders, key-to-disk system dan perangkat penerima seperti pembaca OCR. Dalam pendekatan off-line, data transaksi disimpan dalam dokumen masukan atau dokumen sumber. Dokumen sumber kemudian terkumpul dalam kumpulan batch, lalu kumpulan data akan direkam menggunakan formulir yang dapat dibaca komputer menggunakan perangkat off-line.

Dokumen masukan

            Dokumen masukan dapat berupa formulir maupun dokumen sumber. Untuk menambah detil transaksi dokumen masukan dapat berisi: authorize subsequent transaction (transaksi yang dilanjutkan ke pemberi kuasa),  trigger desired action (tindakan yang ingin dicapai), reflect accountability (menggambarkan pertanggungjawaban), provide data for outputs and reference (menyediakan data untuk keluaran dan referensi).

Merancang Dokumen Masukan

            Hard copy formulir dan dokumen seperti pencatatan akuntansi dan dokumen sumber yang membantu menyimpan transaksi data. Proses yang dirancang dengan baik akan melancarkan sistem pengolahan transaksi. Terdapat beberapa langkah merencanakan formulir yaitu, (1) mengidentifikasi tujuan penggunaan dan menetapkan judul formulir, (2) mengidentifikasi elemen data dan sumber, (3) Menyusun elemen data dalam formulir, (4) mengontrol penggunaan, seperti pemberian nomor urut dalam formulir.

            Preformatted data-entry screens, jumlah transaksi yang dimasukkan secara terkomputerisasi meningkat  melalui alat penunjuk display dan layar monitor. Untuk mengurangi beban kerja, meningkatkan akurasi dan membantu menyediakan memori saat memasukkan data ke komputer, terdapat empat pendekatan dalam merancang data entry screen, yaitu:

1.      Menus, menampilkan menu daftar pilihan sehingga pengguna dengan cepat mengidentifikasi dan mengambil tindakan jelas sesuai keinginan.

2.      Graphical user interfaces (GUIs), membantu pengguna memilih dan menunjuk ikon dengan mouse.

3.      Dialogue prompts, kotak dialog berupa pertanyaan atau saran yang muncul untuk memberikan informasi.

4.      Preformatted screens, menunjukkan format isiian atau formulir dalam bentuk data yang harus diisi oleh pengguna.

MENGOLAH MASUKAN – PENGUMPULAN DATA

Proses off-line dalam menginput data dimana data transaksi disimpan dalam dokumen sumber. Transaksi digabung hingga mencapai jumlah tertentu, lalu direkam formulir yang terdapat dalam komputer melalui perangkat off-line. Proses input on-line dapat melakukan proses penyimpanan data cepat, seperti mengedit data, koreksi kesalahan dan mencatat transaksi.

PROSES MEMPERBAHARUI ATAU MENGUBAH DATA YANG TELAH ADA – PEMELIHARAAN DATA

            Langkah dalam pemeliharaan data, yaitu input (masukan) dapat di proses (1) secara periodik atau cepat, (2) secara berurutan atau langsung.

Perbedaan Sumber	Pilihan
Sumber transaksi	Komputer utama	Kecil
Fokus dari data transaksi	Dalam jumlah tertentu	Individu
Pendekatan input (masukan)	Off-line	On-line
Waktu proses	Periodik (menunda)	Cepat (pada saat itu juga)
Bentuk proses	Berurutan	Langsung
Waktu keluaran	gulungan	Segera
Pengguna informasi	Tidak perlu yg up to date	Memerlukan data yg up to date

MENGOLAH KELUARAN – GENERASI INFORMASI

            Output dapat disajikan dan diatur dengan banyak cara. Dapat berupa  penjelasan narasi, tabel atau bentuk grafis. Berbentuk tulisan tercetak hardcopy, film atau bentuk data (softcopy). Terdapat tiga ahapan proses, yaitu pengumpulan data, pemeliharaan data dan penyampaian informasi terlihat serupa dan berbeda, namun kadang terangkai dalam satu program aplikasi. Sistem dapat menghasilkan dua keluaran (output) yaitu: peredaran data yang diminta dan transaksi tercetak untuk diberikan kepada pihak lain.

MENGOLAH DOKUMEN

            Sistem flowchart yaitu diagram yang menggambarkan bentu aliran fisik data melalui prosedur yang berurutan. Dalam computer system flowchart berfokus pada sistem proses transaksi yang berbasis, termasuk pengerjaan atau langkah dan akses data online. Untuk mengilustrasikan persiapan flowchart, terdapat tiga bagian penting yang harus didiskusikan, yaitu: conversion and edit of course request sheet (mengubah dan mengedit lembar permintaan tertentu), processing of course request file (mengolah data tertentu), printing course schedules (mencetak jadwal). Konversi dari data flow diagram (DFD) ke dalam computer system flowchart dapat membantu persiapan sistem flowchart.

PENDEKATAN PENGOLAHAN ALTERNATIF

1.      Pendekatan pengolahan secara periodik terdiri dari serangkaian pembaharuan dalam kumpulan dalam jumlah tertentu, transaksi diolah berurutan setelah data dimasukkan secara online melalui perangkat tertentu dan di update dan di posting kedalam pencatatan.

2.      Pendekatan pengolahan cepat, disebut juga real time processing (proses saat itu juga). Data dari setiap transaksi dimasukkan cepat secara on-line melalui perangkat tertentu dan secara langsung mengakibatkan perubahan pencatatan pada data master. Perbedaannya, pendekatan pengolahan cepat menggunakan aplikasi yang terintegrasi, sedangkan pendekatan periodik tidak.

3.      Rencana sumber daya perusahaan, yaitu perangkat lunak dengan aplikasi terintegrasi untuk perusahaan dengan fungsi area yang luas, seperti keuangan, akuntansi, manajemen dan manufaktur.

PENGATURAN FILE DAN PENGOLAHAN DATA

            Tempat penyimpanan file sebelum terkomputerisasi disimpan dalam rak atau keranjang, namun setelah terkomputerisasi memerlukan manajemen dan prosedur formal yang harus diikuti. Penyimpanan berbasis komputer data disimpan lebih efisien dan dapat diakses dengan cepat. Dalam pemeliharaan file terdapat tiga aktifitas yaitu menambah catatan baru, mengubah catatan dan menghapus catatan dari file.

PENDEKATAN PENGOLAHAN DATA

            Akses secara berurutan mengharuskan setiap catatan ditinjau, dimulai catatan pertama dari file. Akses langsung, terdapat dua metode yaitu akses langsung sesuai dengan urutan dan akses langsung secara acak (random). Pemilihan pengaturan file dan metode akses terdapat tiga jenis dilihat dari sifat dan aktifitasnya. (1) Random file dapat akses langsung ke gudang penyimpanan, sangat up to date dan direspon sangat cepat, volatilitas tinggi, namun ukuran yg relatif kecil. (2) Sequential file kebalikan dari random file. (3) Indexed sequential file memiliki efisiensi proses yang baik dan akses yang cepat.

PENGKLASIFIKASIAN DAN KODE PADA DATA TRANSAKSI

            Klasifikasi dan Coding. Klasifikasi kegiatan membagi dalam group, sedangkan coding pemberian simbol berdasarkan rencana klasifikasi. Atribut dari Kode haruslah unik dalam mengidentifikasi objek, sesederhana mungkin, dapat berkembang sesuai kebutuhan (contohnya kode numerik, alphabet atau gabungannya) dan terdapat standar dari segala fungsi dan level. Sistem Coding terdiri dari system coding mnemonic menyediakan petunjuk berhubungan dengan objek, biasanya mudah diingat. Sequence coding system tipe kode yang paling sederhana mulai dari angka dan huruf yang berhubungan dengan perintah atau order (contohnya kode dalam invoice penjualan). Block coding system merupakan bagian dari pemulihan, dirancang untuk klasifikasi dari kejadian atau perusahaan tertentu. Group coding system merupakan penghalusan dari kode bloking yang menyediakan makna berbeda bagi pengguna.