Perencanaan Data Manajemen

            Pengelolaan data dalam sistem informasi sangatdiperlukan agar aktivitas utama sistem informasi yaitu mengubah data menjadi informasi dapat dilaksanakan dengan baik.  Data dapatdidefinisikan menjadi dua komponen yangsaling berhubungan yaitu: data models dan data value. Terdapat dua orientasi data model, yaitu: a) Berorientasi file (file oriented). b) Berorientasi data base (data base oriented).

Sedangkan pengelolaan data meliputi 3 fungsi utama, yaitu:

1.   Menciptakan record dan penyimpanan data

2.   Memelihara data seperti: menambah record baru, memutakhirkan record

3.   Mengambil data yang sudah disimpan.

            Untuk mengubah input data menjadi output, diperlukan serangkaian aktivitas yang disebut prosedur. Dalam sistem berbasis komputer, prosedur ditulis dalam bahasa pemrograman, disebut program komputer. Program-program yang dibuat untuk melaksanakan perintah-perintah tertentu disebut application program. Input adalah data yang akan diolah dan diubah menjadi informasi, sedangkan output adalah hasil pengolahan data. Agar data dalam sistem aman, sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan, maka dibutuhkan data control.

RELATIONSHIP OF DATA

            Dalam dunia bisnis saat ini, data yang tersedia sangat berlimpah dan dalam bentuk yang beraneka ragam. Umumnya, data yang berdiri sendiri kurang bermanfaat dibandingkan jika digabungkan dengan data lainnya. data harus dipilih, diorganisir, dan dikelola sehingga dapat
digabungkan dengan data lain untuk membuat data menjadi berarti, dapat diakses dengan cepat dan mudah, dan dalam bentuk yang mudah dipahami.

Data about Entities  

            Entitas adalah objek, orang, atau kejadian yangdatanya akan dikumpulkan dan dipelihara oleh sebuah perusahaan. Karakteristik sebuah entitas disebut atribut. Sebuah entitas dapat memiliki berbagai atribut, tetapi perusahaan hanya tertarik pada atribut yang memiliki informasi yang berarti. Misalnya, dalam pembangunan gedung, atribut yang dipilih perusahaan adalah biaya yang timbul, bukan jumlah material yang digunakan. Setiap atribut yang di simpan dalam sistem adalah elemen data. Umumnya setiap atribut memiliki satu elemen data. Sehingga, jika terdapat 5 atribut siswa, maka akan terdapat 5 elemen data.

Data Models

            Data yang timbul dari transaksi dan sumber lainnya harus disimpan dan dipelihara dalam suatu tempat penyimpanan. Data yang disimpan mencakup identifikasi data, tanggal, kuantitas, jumlah uang, penjelasan, dll. Data disimpan secara elektronis dalam berbagai bentuk. Bentuk  penyimpanan tradisional adalah file, sedangkan penyimpanan data saat ini pada umumnya berbentuk data base. Data model digunakan untuk mengorganisasikan data entitas, dengan unsur terkecil adalah elemen data. Pengorganisasian dalam SIA bertujuan untuk memudahkan akses dan pemutakhiran data. Cara yang dilakukan adalah dengan mengelompokkan data menjadi record, field, dan elemen data. a) Setiap record terdiri dari seperangkat field. b) Setiap fields terdiri dari seperangkat elemen data. c) Elemen data merupakan bagian terkecil dari data yang mempunyai arti atau nilai. Elemen data dibentuk oleh karakter (huruf, angka, simbol).

HIRARKI DATA DALAM SISTEM BERORIENTASI FILE (FILE-ORIENTED)

            Penyimpanan dan manajemen data terkomputerisasi membutuhkan prosedur formal yang harus ditaati. Identitas dan lokasi setiap elemen data harus ditentukan dengan tepat, dan setiap akses data harus ditangani dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan atau kehilangan data. Walaupun hal tersebut membutuhkan usaha tambahan, tetapi manajemen data yang terkomputerisasi memberikan keuntungan, yaitu: a) Penyimpanan data rapi dan efisien. b) Data dapat diakses dengan cepat. Hirarki sistem berorientasi file adalah:

1.   Elemen data

·   Setiap atribut sebuah entitas yang dicatat adalah elemen data. Misalnya, nomor  pelanggan, item persediaan, kode pos.

·   Untuk menyimpan elemen data, panjang field (field length) yang dibutuhkan harus ditentukan.

·   Jenis data, yang meliputi karakter, numerik, tanggal, dan row.

·   Data value: data sebenarnya yang disimpan dalam sebuah field.

2.   Record Sebuah record adalah serangkaian elemen data sebuah entitas yang saling berhubungan. Misalnya, record persediaan terdiri dari elemen data yaitu: kode jenis persediaan, deskripsi jenis persediaan, dan untuk  pengukurannya.

3.   File adalah sekumpulan elemen data yang telah diorganisir menjadi record, umumnya berisi data yang sejenis. Misalnya, file pelanggan berisi record mengenai pelanggan seperti nomor akun, nama perusahaan, nama penghubung, alamat pengiriman, alamat surat, nomor telepon, nomor fax.

SISTEM BERORIENTASI FILE (FILE ORIENTED SYSTEMS)

            Terdapat berbagai jenis file untuk penyimpanan data, yaitu:

1.   Master files, berisi catatan-catatan / record mengenai entitas tertentu, seperti pelanggan, departemen, dan produk. Dalam akuntansi yang termasuk master file adalah buku besar (general ledger).

2.   Transaction files, berisi record yang relevan dengan kejadian yang sedang dilakukan / diproses, misalnya penjualan dan pengiriman barang.

3.   History files, disebut juga dokumen / arsip (archive file), berisi record yang berkaitan dengan traksaksi yang telah selesai, misalnya penjualan masa lalu.

4.   Reference files, berisi tabel atau daftar data yang dibutuhkan untuk membuat perhitungan atau memeriksa akurasi data input, seperti tabel harga dan daftar  pelanggan.

Pertimbangan dalam perancangan recorddan file

            Pertimbangan rancangan record dan file. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan ketika merancang file dan record, yaitu: a) Pengguna, b) Tujuan, c) Bagaimana pengorganisasian dan aksesnya, c) Berapa lama isi file dipertahankan.

Mendokumentasikan data dalam file oriented system

            Dokumentasi data record-level dilakukan melalui record layout yang menggambarkan masing-masing field dalam record, termasuk jumlah posisi (karakter) dalam field, dan jenis elemen data.

Manfaat dan keterbatasan file oriented systems

            Perusahaan yang memiliki jumlah data terbatas dan kebutuhan pelaporan serta informasi terbatas (kecil dan tidak kompleks) dapat menggunakan sistem ini. Terdapat beberapa keterbatasan sistem berorientasi file yaitu data redundancy, inkonsistensi, program aplikasi beragam, dan apabila terjadi perubahan struktur data harus mengubah seluruh program yang memanfaatkan file tersebut.

HIRARKI DATA DALAM SISTEM BERORIENTASI DATA-BASE

1.   Data set (segmen data / tabel) adalah sekumpulan record yang berkaitan seperti sebuah file, bedanya record ini berkaitan dengan data lain dalam data base dan hubungannya didefinisikan dengan jelas.

2.   Data base adalah keseluruhan struktur data termasuk data set dan hubungan antar data. Data disimpan dalam satu tempat penyimpanan (sentralisasi) yang dimanfaatkan oleh kelompok, departemen, dan fungsi lain secara bersama-sama. Pengguna data base harus memenuhi standar agar mempunyai pemahaman yang sama terhadap suatu hal.

Data base systems

            Dalam data-base system, data dimanfaatkan bersama-sama. Data lebih diprioritaskan dan dipandang sebagai asset. Penyimpanan data terintergrasi sehingga disebut data-base oriented approach. Manajemen data dilakukan melalui data base management system / DBMS yaitu software khusus yang menyajikan logical view sebagai data pada pengguna dan program aplikasi. Data dan data base dikelola secara sentral oleh data-base administrator (DBA). Data base suatu perusahaan secara keseluruhan disebut data warehouse.

Pendokumentasian data dalam data-base system

1.   Data dictionary. Kamus data mempermudah pemakai untuk mengakses dan memelihara data. Kamus data sering disebut metadata atau data tentang data, karena menggambarkan karakteristik (misalnya: panjang dan jenis data) dan hubungan data. Dalam sistem terkomputerisasi, kamus data disimpan dalam sistem itu sendiri melalui data-base management software (disebut integrated data dictionary) atau disimpan terpisah dalam paket software.

2.   Entity-relationship diagram (E-R Diagram). E-R Diagram menunjukkan model data konseptual melalui gambaran entitas dan hubungannya secara grafis. E-R Diagram mudah dibentuk untuk model kebutuhan informasi dari isi perusahaan atau segmen-segmen dalam perusahaan.

Manfaat dan risiko data-base system

1.   Secara radikal dari pendekatan file-oriented, karena karyawan pengembangan sistem menghadapi kesulitan bekerja dengan teknologi yang belum dikenal sehingga memperpanjang jadwal dan meningkatkanrasa frustasi.

2.   Vulnerability Risiko kehilangan dan kesalahan dalam pemrograman akibat tindakan kebodohan kecurangan pemakai, atau tindakan destruktif mudah terjadi karena tidak ada pemisahan aplikasi dan file.

3.   Kerumitan dan keluasan hardware dan software yang digunakan. Hardware yang diperlukan meliputi sebuah processor yang memiliki sejumlah besar memori, tempat penyimpanan, dan terminal untuk mengakses data. Sedangkan software yang diperlukan adalah DBMS ditambah dengan program aplikasi untuk melakukan tahap-tahap pemrosesan.

Pemilihan antara sistem berorientasi file dandata base

            Beberapa faktor harus dipertimbangkan untuk memilih sistem yang terbaik bagi perusahaan. Masing-masing sistem memiliki kelemahan dan kekurangan.

Interaksi antara data dan pemrosesan

            Data entry dan data organization penting bagi keberhasilan sebuah SIA, tetapi tanpa pemrosesan, tidak akan menghasilkan nilai riil perusahaan. Pemrosesan memerlukan prosedur-prosedur (prosedur berbasis komputer disebut program). Perspektif data dapat dilihat dari pemahaman mengenai jenis data yang disimpan dan struktur data (dapat dilihat dari data diagram flow), sedangkan dari perspektif proses, pemahaman tentang cara data diproses (system dan program flowchart) dapat diketahui.

Pendokumentasian hubungan antara datadan pemrosesan data

            Interaksi antara data dan pemrosesan dapat dicapai melalui pemakaian data-flow diagram (DFD) dan entity-relationship diagram. DFD merupakan alat dokumentasi populer karena memberikan gambaran tentang sumber data dan entitas yang terlibat dalam menghasilkan atau pemakaian data baru atau simpanan.

Logical data-flow diagram

            Logical data-flow diagram menunjukkan arusdata melalui sistem pemrosesan transaksi tanpa memperhitungkan periode waktu terjadinya arus data atau prosedur pemrosesan. Teknik ini menggambarkan adanya independensi arus data dengan alat-alat fisik yang digunakan untuk mentransformasi data. Logical DFD menekankan pada data specifik dan apa yang harus dilakukan, menunjukkan arus data masuk dan keluar dari proses, aturan untuk memproses data, menyimpan data, dan entitas eksternal.