Lingkungan Bisnis dan Sistem Infromasi Akuntansi

Sistem Informasi akuntansi merupakan bagian dari perusahaan. Erat hubungannya antara organisasi perusahaan dengan proses atau operasi fisik. Begitu pula sistem perusahaan itu sendiri dengan lingkungannya. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi (SIA), sebelumnya kita harus memahami organisasi dan struktur didalamnya yang mencakup sistem informasi akuntansi.  

Perusahaan Bisnis Sebagai Sebuah Sistem

Karakteristik Sistem dari Perusahaan Bisnis

1.      Tujuan merupakan sasaran atau motivasi penggerak. Salah satu contoh tujuan utama dari perusahaan infoage adalah memaksimalkan penjualan dan keuntungan yang berhubungan denga produk.

2.      Lingkungan, segala hal disekeliling perusahaan yang jauh diluar namun masih berhubungan. Contohnya, pelanggan, pemasok, pesaing, pemerintah.

3.      Batasan, baik internal maupun eksternal yang membatasi pengaturan dan kemampuan sistem. Contohnya pasar dari perusahaan infoage adalah area Seattle.

4.      Input-proses-output, input (masukan) termasuk sumber daya yang dibutuhkan untuk membentuk sistem operasi dan menghasilkan output (keluaran).

5.      Feedback (umpan balik), sering kali informasi yang dihasilkan diinput kembali untuk mendapatkan umpan balik. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kontrol perusahaan.

6.      Kontrol, disebut juga regulasi. Memungkinkan perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasi dan proses, juga untuk mendeteksi dan mengkoreksi hal yang menyimpang dari tujuan.

7.      Subsistem, semua system terbentuk dari subsistem. Masing-masing fungsi manajer dibatasi subsistem. Setiap subsistem yang saling berhubungan maupun yang berbatasan disebut interfaces (hubungan).

Lingkungan Diluar Perusahaan Bisnis

Lingkungan diluar perusahaan yaitu ekonomi, social, teknis dan politik. Lingkungan tersebut dapat menjadi sangat berpengaruh. Tidak hanya terdapat masalah dan tantangan, tetapi juga kesempatan. Segala hal yang berkaitan dengan kewajiban hukum sangat bervariasi antara suatu perusahaan dan industri. Perusahaan industri yang dimiliki oleh publik berkewajiban menyediakan sejumlah laporan untuk memenuhi kewajiban hukum.

Subsistem Pokok Dalam Perusahaan

Setiap perusahaan bisnis memiliki kerangka kerja yang disebut systems hierarchy. Dalam perusahaan terdapat beberapa subsistem, seperti struktur organisasi, sistem informasi dan sistem operasional. Sistem informasi didesain untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menjalankan subsistem dengan baik. Jika tidak sesuai dengan fungsi masing-masing sub maka sistem informasi tidak akan menghasilkan informasi yang relevan dan bahkan menyimpang. Jadi suatu organisasi secara jelas terlihat dari struktur organisasi, subsistem dari organisasi berfokus pada struktur dan akan berdampak terhadap SIA.

Struktur Organisasi Dalam Perusahaan Bisnis

Struktur organisasi berarti bahwa manajer dalam perusahaan mengatur dan mengkoordinasi sejumlah aktivitas dan kegiatan operasi. Secara lebih rinci menetapkan tugas, mendistribusikan kewenangan dan bertanggung jawab menunjuk berbagai manajer. Organization chart adalah diagram yang menggambarkan struktur organisasi. Kotak dan garis menunjukkan pusat tanggung jawab manajer di posisinya.

1.      Struktur hirarki, aktivitas dan kegiatan operasi dalam perusahaan dibagi kedalam sub. Dimana setiap manajer sub bertanggung jawab melaporkan ke pusat. Hal ini cocok untuk perusahaan sederhana yang terdapat dua level manajer. Tanggapan dari pusat cepat dalam merespon perubahan kondisi. Struktur organisasi yang cocok dengan perusahaan haruslah sesuai dengan spesifikasi perusahaan.

2.      Struktur organisasi matrik, campuran fungsi dan struktur yang berorientasi tugas.

3.      Struktur desentralisasi, wewenang dan tanggung jawab diserahkan kepada middle level (level menengah) atau lower level (level bawah). Karena pembuat keputusan dilakukan oleh level bawah, keputusan yang diambil tepat pada waktunya dan efektif. Divisi desentralisasi disebut juga perusahaan yang beroperasi mandiri atau unit bisnis.

4.       Struktur jaringan,  menggambarkan keterkaitan namun tidak berstruktur hirarki, lebih fleksibel dan bergerak. Seluruh proyek dan tugas berhubungan lewat jaringan komunikasi, jadi informasi dapat disebar dan keputusan dibuat dengan cepat.

Hubungan Antara Organisasi dan SIA

Struktur organisasi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi dan komponen didalamnya. Berikut hubungan yang harus dimengerti para pembuat sistem:

1.      Struktur organisasi mengatur arah aliran informasi penting yang dihasilkan sistem informasi akuntansi dan sistem informasi manajemen.

2.      Struktur organisasi yang menunjukkan arah horisontal merupakan alur proses data dengan berbagai proses langkah.

3.      Partner usaha dalam struktur organisasi berinteraksi dengan sistem informasi informal menyerupai pohon anggur.

Informasi Akuntansi Diperlukan Dalam Struktur Organisasi

Dengan struktur organisasi terlihat tanggung jawab setiap manajer didalamnya. Informasi yang berhubungan dengan pendapatan dan biaya merupakan dasar evaluasi manajer dan tanggung jawabnya yang berpusat didalamnya. Struktur organisasi alternatif mengutamakan informasi tambahan yang diperlukan. Ketika struktur yang berorientasi produk ditetapkan, maka informasi detil tentang produk yang menjadi utama. Dengan struktur matrix akan lebih rinci dan informasi lintas fungsional yang dibutuhkan masing team akan tersedia. Dalam struktur desentralisasi lebih menekankan kebawah “pushing down” seluruh informasi detil yang relevan kepada lower level.

Sistem Operasional

Sistem operasional sebuah perusahaan terdiri dari proses fisik utama. Proses adalah kegiatan operasi atau aktivitas yang membentuk hubungan dimana sumber daya akan diubah menjadi barang atau jasa yang dihasilkan perusahaan, disebut juga value chain. Proses tersebut berdiri sendiri dan terintegrasi yang disebut dengan subsistem. Proses utama terbentuk dari beberapa aktivitas pendukung. Dimana aktivitas pendukung dilaksanakan oleh fungsi organisasi termasuk didalamnya keuangan, akuntansi, personalia, iklan dan staff produksi.

Bisnis Dan Siklus Transaksi

Kejadian Bisnis (business events) disebut juga transaksi, yaitu langkah-langkah dalam proses fisik dan keuangan perusahaan. Misalnya memesan barang dagang, menerima barang dari pemasok, menyimpan barang dagang, dan membayar hutang. Elemen data yang berguna mengenai kejadian bisnis meliputi: (1) Elemen dasar kejadian dan kapan terjadinya.  (2) Agen yang dilibatkan. (3) Sumber daya apa saja yang dibutuhkan dan seberapa banyak. (4) Dimana kejadian bisnis terjadi.

1.      Siklus Transaksi adalah pengelompokan kejadian bisnis perusahaan kedalam urutan proses (order barang sampai membayar barang). Pengelompokan siklus transaksi untuk suatu perusahaan tergantung pada tipe dan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.

2.      Siklus Buku Besar dan Pelaporan Keuangan merupakan pusat dari siklus. Tidak selalu dilakukan penyesuaian selama atau akhir dari tiap periode akuntansi.

3.      Siklus Pendapatan meliputi transasksi permintaan proyek, pelaksanaan dan pengiriman proyek seperti penjualan, dan penerimaan kas.

4.      Siklus Pengeluaran meliputi transaksi pembelian dan pembayaran kas. Transaksi pembelian terdiri dari sumber daya akuisisi atau jasa (misalnya perlengkapan, jasa utilitas). transaksi pencairan, cek pembayaran disiapkan dan disampaikan ke supplier

5.      Siklus Sumber daya- Manajemen terdiri dari semua aktivitas yang berkaitan dengan sumber daya fisik perusahaan

a.       Memperoleh dana dari semua sumber, investasi dana, dan membayar dana ke penerima.

b.      Memperoleh, memelihara, dan membuang fasilitas (aktiva tetap).

c.       Memperoleh, menyimpan, dan menjual persediaan (barang dagangan).

d.      Memperoleh, memelihara, dan membayar personal (karyawan, manager, konsultan, dan kelompok luar).

6.      Siklus Transaksi Lain dimana proses akuntansi diklasifikasikan menjadi dua siklus akuntansi yaitu:

a.       Siklus akuntansi keuangan mencatat transaksi akuntansi seperti laporan keuangan.

b.      Siklus akuntansi manajerial mengumpulkan dan memproses data dan menghasilkan informasi.

Gambaran Sistem Akuntansi

Pengumpulan Data

Jurnal transaksi merupakan data pertama yang dicatat. Setiap transaksi yang dicatat disimpan sesuai dengan urutan dan kronologisnya. Penting untuk membedakan setiap data yang disimpan dalam folder sesuai dengan dokumen masing-masing.

Manajemen Data

Terdapat 2 tipe data akuntansi yaitu transaction files (jurnal) dan master files (buku besar). Terdapat buku besar mengenai data elements (elemen data) yang berisi detail pelanggan dan transaksi, bisa disebut buku besar pembantu.

1.      Mencatat dan menyimpan, khususnya data dalam sistem informasi akuntansi yang serupa akan disimpan bersama dalam folder.

2.      Pemeliharaan data, terdiri dari meng-update dan memodifikasi. Data update contohnya memperbaharui buku besar, sedangkan data modification merubah data pelanggan seperti nomer telepon dan alamat.

3.      Chart of accounts, merupakan kode yang ditetapkan untuk buku besar dalam SIA. Hal ini juga untuk memudahkan pemeliharaan data.

4.      Klasifikasi data dan coding, SIA mencari, mencatat, menjalankan, memperbaiki dan menghitung data menggunakan berbagai tipe dan code.

Prosedur

Untuk mendapatkan dan menggunakan data diperlukan prosedur dan langkah-langkah logis. Salah satu contoh prosedur adalah pengumpulan data, pemeliharaan data dan generasi informasi. Pengumpulan data dilakukan oleh karyawan setiap hari mencatat transaksi dalam jurnal penjualan. Data utang dagang dan penjualan di perbaharui, hingga akhirnya terdapat informasi melalui buku besar.

Kontrol

Sistem informasi terkadang menyediakan informasi yang kurang akurat, jika input (masukan) salah atau tidak lengkap. Begitu pula output (keluaran) akan menjadi tidak reliabel dan akurat. Berbagai pengukuran kontrol diperlukan dalam prosedur dan manajemen data untuk mencapai tujuan pengendalian yang diinginkan.

Bahasa dan Penjelasan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi termasuk SIA, perlu dibentuk sebelum digunakan. Sistem akan melalui siklus hidup pembentukan, tahapannya: perencanaan, analisis, desain, seleksi, implementasi dan operasi. Bahasa yang digunakan haruslah tepat dan konsisten dalam menginterpretasi data dan kegiatan. Sistem documentation (sistem dokumentasi) berupa diagram, seperti flowchart atau data flow diagram. Document flowchart merupakan dokumen yang menekankan hard-copy baik masukan dan keluaran serta arah proses melalui unit organisasi.

Peraturan Dasar Pembuatan Flowchart

1.      Dimulai dari pojok kiri atas, pada umumnya bergerak dari kiri ke kanan dan atas ke bawah.

2.      Seluruh langkah menggambarkan susunan, atau serangkaian urutan.

3.      Simbol digunakan secara konsisten.

4.      Terlihat pergerakan seluruh dokumen dan laporan dengan jelas.

5.      Dalam pergerakan seperti input-proses-output, terlihat menyerupai sandwich.

6.      Ketika dokumen melewati garis organisasi dalam flowchart, dokumen akan terlihat kembali di unit organisasi yang baru.

7.      Semua simbol berisikan label yang spesifik dan tertulis di dalam simbol.

8.      Dokumen yang terdiri dari banyak copy akan terlihat tertumpuk dan berisikan nomor dibagian pojok kanan atas  gambar.

9.      Catatan tambahan dalam simbol penjelasan harus dilampirkan secara jelas.

10.  Disediakan koneksi yang cukup (cross reference).

11.  Pengecualian kejadian, seperti order kembali cukup dicatat dengan jelas.