Dasar-Dasar Perilaku Organisasi

I.      Mendefinisikan dan Mengklasifikasikan Kelompok

Kelompok didefinisikan sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung, bergabung untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Kelompok dapat berupa sebagai berikut.

A.    Kelompok formal adalah kelompok kerja yang ditugaskan dan didefinisikan oleh struktur organisasi. Kelompok ini dapat diklasifikasikan lagi menjadi:

·         Kelompok komando yaitu kelompok yang terdiri atas individu-individu yang melapor secara langsung kepada seorang manajer.

·         Kelompok tugas yaitu mereka yang bekerja bersama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

B.     Kelompok informal adalah kelompok yang tidak terstruktur formal maupun secara organisasional; timbul sebagai respon terhadap kebutuhan akan kontak sosial. Kelompok ini dapat diklasifikasikan lagi menjadi:

·         Kelompok kepentingan yaitu mereka yang bekerja bersama untuk mencapai suatu tujuan dengan kepentingan masing-masing.

·         Kelompok persahabatan yaitu mereka yang berkumpul bersama karena mereka memiliki satu atau lebih persamaan karakteristik.

II.      Tahap-tahap Perkembangan Kelompok

A.    Model Lima Tahap

Model lima tahap perkembangan kelompok menyebutkan karakteristik perkembangan kelompok dalam lima tahap berbeda: pembentukan (banyaknya ketidakpastian), timbulnya konflik (konflik interkelompok), normalisasi (hubungan yang dekat dengan kekohesifan), hasil berupa kinerja (kelompok sepenuhnya fungsional), dan pembubaran (perhatian untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas dibandingkann penampilan tugas).

B.     Sebuah Model Alternatif: Bagi Kelompok Sementara dengan Tenggat Waktu

Kelompok sementara dengan tenggat waktu memiliki urutan tindakan (atau tidak bertindak) yang unik: (1) Pertemuan pertama menentukan arah kelompok tersebut; (2) fase pertama dari aktivitas kelompok ini adalah inersia (ketidakaktifan); (3) sebuah transisi terjadi pada akhir fase pertama ini, tepat ketika kelompok tersebut menggunakan setengah dari waktu yang dimilikinya; (4) sebuah transisi yang mencetuskan perubahan besar; (5) sebuah fase kedua inersia mengikuti transisi tersebut; dan (6) pertemuan terakhir kelompok tersebut
dikarakteristikkan oleh akselerasi aktivitas yang sangat mencolok. Pola ini disebut sebagai model ekuilibrium tersebar.

III.      Hal-hal Mengenai Kelompok: Peran, Norma, Status, Ukuran, dan Kekohesifan

1. Peran. Peran merupakan serangkaian pola perilaku yang diharapkan dikaitkan erat dengan seseorang yang menempati posisi tertentu dalam sebuah unit sosial.
2. Identitas Peran. Terdapat sikap tertentu dan perilaku aktual yang konsisten dengan sebuah peran sehingga menimbulkan identitas peran.
3. Persepsi Peran. Pandangan seorang individu atas bagaimana harus bertindak dalam situasi tertentu adalah sebuah persepsi peran.
4. Ekspektasi Peran. Ekspektasi peran didefinisikan sebagai apa yang diyakini orang lain mengenai bagaimana seseorang harus bertindak dalam sebuah situasi tertentu.
5. Konfilk Peran. Sebuah situasi di mana seorang individu dihadapkan dengan ekspektasi-ekspektasi peran yang berlainan maka muncullah suatu konfik peran.
6. Sebuah Eksperimen: Eksperimen Penjara Zimbardo. Para mahasiswa di Stanford University memainkan peran ‘penjaga’ dan ‘tahanan’ dalam sebuah simulasi eksperimen penjara. Eksperimen tersebut menunjukkan bagaimana cepatnya individu belajar peran-peran baru yang berbeda dari kepribadian mereka dan tanpa pelatihan khusus apapun.

Norma

Semua kelompok telah menetapkan norma, yaitu standar-standar yang dapat diterima atas perilaku yang dianut bersama oleh anggota kelompok.

Penelitian Hawthorne. Dari penelitian Hawthorne para pengamat mendapatkan wawasan berharga mengenai bagaimana perilaku individu dipengaruhi oleh norma-norma kelompok. Kelompok pekerja menentukan tingkat hasil yang pantas dan menetapkan norma-norma untuk tingkat kerja individu yang menyesuaikan dengan hasil. Untuk menjalankan norma kelompok, para pekerja menggunakan sarkasme, olok-olok, dan bahkan paksaan secara fisik untuk mempengaruhi perilaku kelompok yang tidak dapat diterima dalam kelompok tersebut.

Norma Kelas Umum. Terdapat sejumlah norma kelas umum yang tampak dalam kebanyakan kelompok kerja yaitu norma kinerja, norma penampilan, norma pengaturan sosial, dan norma alokasi sumber daya.

Konformitas. Terdapat kelompok-kelompok penting di mana individu-individu menjadi anggota atau berharap untuk menjadi anggotanya dan dengan norma-norma yang kemungkinan akan disesuaikan oleh individu tersebut. Menyesuaikan perilaku agar selaras dengan norma-norma kelompok disebut konformitas

Perilaku Menyimpang di Tempat Kerja. Perilaku ini juga disebut perilaku antisosial atau ketidaksopanan di tempat kerja, yaitu perilaku disengaja yang melanggar norma-norma organisasional signifikan, dan dengan melakukannya, mengancam kesejahteraan organisasi atau anggota-anggotanya.

Status

Status adalah sebuah posisi atau pangkat yang didefinisikan secara sosial yang diberikan kepada kelompok atau anggota kelompok oleh orang lain.

Apakah yang Menentukan Status? Menurut teori karakteristik status, perbedaan dalam karakteristik  status menciptakan hierarki-hierarki dalam kelompok. Status cenderung didapat dari: Pengaruh kekuasaan seseorang atas orang lain; kemampuan seseorang untuk berkontribusi terhadap tujuan sebuah kelompok; dan karakteristik pribadi seorang individu.

Status dan Norma. Status memiliki pengaruh menarik pada kekuatan norma dan tekanan untuk menyesuaikan diri. Anggota yang berstatus tinggi sering kali diberi kebebasan lebih untuk menyimpang dari norma dibandingkan anggota kelompok lain yang berstatus lebih rendah. Tetapi hal ini hanya berlaku selama aktivitas-aktivitas orang berstatus tinggi tersebut tidak merusak pencapaian kelompok.

Status dan Interaksi Kelompok. Interaksi antara anggota kelompok dipengaruhi oleh status. Anggota yang berstatus tinggi cenderung lebih tegas sedangkan yang berstatus lebih rendah cenderung menjadi kurang aktif dalam kelompok.

Ketidaksetaraan Status. Para anggota kelompok penting untuk percaya bahwa status hierarki itu setara. Ketika terjadi ketidaksetaraan, hal tersebut menciptakan ketidakseimbangan yang menghasilkan berbagai jenis perilaku korektif. Dalam kelompok-kelompok yang terdiri atas individu-individu yang heterogen atau ketika kelompok-kelompok heterogen dipaksa untuk saling bergantung, perbedaan-perbedaan status dapat memicu konflik seiring kelompok yang mencoba untuk menyesuaikan dan mengatur hierarki-hierarki yang berbeda.

Status dan Kultur. Perbedaan kultur memengaruhi status. Pentingnya status bervariasi antarkultur. Status cenderung diberikan lebih pada pencapaian yang didapat daripada gelar dan silsilah keluarga.

Ukuran

Ukuran dari sebuah kelompok mempengaruhi perilaku kelompok secara keseluruhan. Salah satu penemuan paling penting yang berhubungan dengan ukuran sebuah kelompok adalah kemalasan sosial, yaitu kecenderungan para individu untuk mengeluarkan usaha yang lebih sedikit ketika bekerja secara kolektif daripada ketika bekerja secara individual. Kemalasan sosial ini dikarenakan adanya keyakinan bahwa orang lain dalam kelompok tidak memikul bagian mereka secara adil.

Kekohesifan

Kelompok-kelompok berbeda dalam kekohesifan mereka, yaitu tingkat dimana para anggotanya saling tertarik dan termotivasi untuk tinggal dalam kelompok tersebut. Kekohesifan penting karena berhubungan dengan produktivitas kelompok. Cara yang dapat dilakukan untuk mendorong kekohesifan kelompok, yaitu: (1) membuat kelompok menjadi lebih kecil, (2) mendorong untuk mengadakan perjanjian dengan tujuan-tujuan kelompok, (3) meningkatkan waktu yang dihabiskan anggota secara bersama-sama, (4) meningkatkan status kelompok dan anggapan sulitnya menjadi anggota dari kelompok tersebut, (5) mendorong persaingan dengan kelompok-kelompok lain, (6) memberikan penghargaan kepada kelompok dan tidak kepada anggota secara individual, dan (7) secara fisik mengisolasi kelompok tersebut.

IV.      Pengambilan Keputusan Kelompok

A.    Kelompok versus Individual

Keunggulan Pengambilan Keputusan Kelompok. Kelompok dapat menghasilkan informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap sehingga menawarkan keragaman pandangan dan akhirnya meningkatkan penerimaan atas sebuah solusi.

Kelemahan Pengambilan Keputusan Kelompok. Kelompok membutuhkan banyak waktu untuk mencapai sebuah solusi karena terdapat tekanan-tekanan konformitas dalam kelompok dan terkadang kelompok didominasi oleh satu atau sedikit anggota.

Efektivitas dan Efisiensi. Jika efektivitas dikaitkan dengan akurasi, maka keputusan kelompok biasanya lebih akurat dibandingkan individu. Bila dibandingkan dalam hal kecepatan, individu lebih unggul. Sedangkan jika kreatifitas penting, kelompok cenderung lebih unggul dibandingkan individual. Dalam hal efisiensi, kelompok biasanya kurang efisien dibandingkan individual.

B.     Pemikiran Kelompok dan Pergeseran Kelompok

Pemikiran Kelompok. Pemikiran kelompok berhubungan dengan norma yakni suatu fenomena yang menunjukkan norma konsensus melampaui penilaian atas sejumlah alternatif tindakan yang lebih realistis. Tanda-tanda dari fenomena pemikiran kelompok, yaitu: (1) merasionalisasi semua penolakan terhadap asumsi-asumsi yang dibuat anggota kelompok, (2) memberikan tekanan-tekanan langsung pada mereka yang untuk sementara mengekspresikan keraguan tentang pandangan kelompok, (3) para anggota kelompok yang memiliki keraguan akan menghindari perbedaan pendapat, dan (4) adanya ilusi dari kebulatan suara.  Pemikiran kelompok tidak akan menyerang semua kelompok. Para manajer dapat meminimalkan pemikiran kelompok dengan cara memantau ukuran kelompok.

Pergeseran Kelompok. Pergeseran kelompok merupakan perubahan risiko keputusan antara keputusan kelompok dan keputusan individu yang dibuat oleh anggota dalam kelompok dapat menjadi risiko yang konservatif atau lebih besar. Timbulnya pergeseran yang lebih besar menuju risiko disebabkan karena (1) adanya suasana yang nyaman saat diskusi sehingga anggotanya menjadi lebih berani, (2) sebagian besar masyarakat menghargai individu-individu yang berani mengambil risiko, dan (3) kelompok menyebarkan tanggung jawab.

C.    Teknik-teknik Pengambilan Keputusan Kelompok

Bentuk pengambilan keputusan kelompok yang paling umum terjadi di dalam kelompok yang berinteraksi yakni kelompok biasa, di mana para anggotanya saling berinteraksi secara tatap muka. Hal ini dapat menimbulkan konformitas. Teknik-teknik yang dapat digunakan untuk mengurangi banyak masalah yang melekat pada kelompok yang berinteraksi secara tradisional, yaitu:

·         Tukar pikiran: sebuah proses pembangkitan ide yang secara khusus mendorong semua alternatif apa pun, sementara itu menahan kritik atas alternatif-alternatif tersebut.

·         Teknik nominal kelompok: sebuah metode pengambilan keputusan kelompok di mana para anggota individual bertemu secara tatap muka untuk menyatukan penilaian mereka dengan secara sistematis tetapi independen.

·         Pertemuan dengan metode elektronik: sebuah pertemuan di mana para anggotanya berinteraksi menggunakan komputer yang memungkinkan anonimitas komentar dan agregasi suara.

V.      Pembentukan Tim Kerja

A.    Mengapa Tim Menjadi Populer

Alasannya antara lain:

1.      Tim biasanya bekerja lebih baik daripada individu ketika tugas-tugas yang dilakukan membutuhkan banyak keterampilan, pendapat  dan pengalaman.

2.      Tim lebih fleksibel dan responsif terhadap berbagai peristiwa yang selalu berubah daripada departemen-departemen tradisional atau pengelompokan permanen lainnya.

3.      Tim memiliki kecakapan untuk berkumpul, menyebarkan, berkumpul kembali dan membubarkan diri dengan cepat.

4.      Tim merupakan cara efektif bagi manajemen untuk mendemokrasiskan organisasi mereka dan meningkatkan motivasi karyawan.

Perbedaan Antara Kelompok dan Tim

No	Perbedaan	Kelompok Kerja	Tim Kerja
1	Tujuan	Berbagi informasi	Kinerja kolektif
2	Sinergi	Netral (terkadang negatif)	Positif
3	Akuntanbilitas	Individual	Individual dan mutual
4	Keterampilan	Acak dan bervariasi	Saling melengkapi

B.     Jenis-Jenis Tim

Ada empat jenis tim, yaitu:

1.      Tim penyelesai masalah (problem solving team): biasanya terdiri dari 5 sampai 12 karyawan yang dibayar per jam dari departemen yang sama yang bertemu selama beberapa jam setiap minggunya untuk mendiskusikan cara-cara memperbaiki kualitas, efisiensi dan lingkungan kerja.

2.      Tim kerja yang mengelola diri sendiri: kelompok karyawan, biasanya 10 sampai 15 orang yang melakukan pekerjaan yang sangat berhubungan atau saling bergantung dan memikul tanggung jawab yang banyak dari para pengawas mereka sebelumnya. Tanggung jawab mereka meliputi perencanaan dan pengaturan pekerjaan, pemberian tugas kepada para anggota, pengendalian kolektif atas langkah kerja, pembuatan berbagai keputusan pengoperasian, dll.

3.      Tim lintas fungsional: tim yang terdiri atas karyawan-karyawan yang berasal dari tingkat hierarkis yang kurang lebih sama tetapi dari berbagai bidang pekerjaan yang berbeda yang berkumpul untuk menyelesaikan suatu masalah.

4.      Tim virtual: tim yang memakai teknologi komputer untuk menyatukan anggota-anggota yang terpisah secara fisik guna mencapai tujuan bersama. Ada tiga faktor utama yang membedakan tim virtual dari tim yang bertemu secara langsung yaitu:

·         Ketiadaan isyarat-isyarat paraverbal dan nonverbal.

·         Konteks sosial yang terbatas.

·         Kemampuan untuk mengatasi waktu dan ruang.

C.    Menciptakan Tim yang Kreatif

Ada empat komponen yang harus diperhatikan, yaitu:

1.      Konteks, meliputi:

·    Sumber yang memadai: sumber internal maupun eksternal yang dibutuhkan sebuah tim misalnya, informasi yang tepat waktu, peralatan yang tepat, kepegawaian yang memadai, dorongan da bantuan administrasi.

·    Kepemimpinan dan struktur: para anggota tim harus setuju siapa yang harus melakukan apa dan memastikan bahwa semua anggota memberikan kontribusi yang sama dalam berbagai beban kerja.

·    Suasana kepercayaan: kepercayaan antarpersonal di antara para anggota tim memudahkan kerja sama, mengurangi kebutuhan untuk mengawasi perilaku satu sama lain dan membatasi anggota-anggota di sekeliling kepercayaan bahwa orang lain dalam tim tidak akan memanfaatkan mereka.

·    Evaluasi kinerja dan sistem penghargaan: selain mengevaluasi dan memberi penghargaan untuk para karyawan atas kontribusi individual mereka manajemen harus mempertimbangkan penialain berbasis kelompok.

2.      Komposisi meliputi:

·    Kemampuan para anggotanya meliputi: keahlian teknis, keterampilan menyelesaikan masalah dan membuat keputusan dan keterampilan antarpersonal.

·    Kepribadaian: kepribadiann mempunyai pengaruh signifikan terhadap perilaku karyawan individual bahkan mencapai perilaku tim.

·    Mengalokasikan peran: tim memiliki kebutuhan yang berbeda dan orang-orang harus dipilih untuk sebuah tim untuk memastikan bahwa sebuah peran terisi.

·    Keseragaman. Yang mendapat banyak perhatian mengenai demografi kelompok merupakan tingkatan sampai mana anggota-anggota kelompok memiliki sifat demografis umum yang sama seperti usia, jenis kelamin, ras, tingkat pendidikan atau lamanya pelayanan dalam sebuah organisasi dan pengaruh dari sifat-sifat ini terhadap perputaran anggota. Tim terdiri atas individu-individu yang merupakan bagian dari tim itu sendiri dan memiliki sifat yang sama.

·    Ukuran tim semakin sedikit melibatkan orang tetapi benar-benar ahli dibidangnya akan membuat pekerjaan semakin efektif.

·    Fleksibelitas anggota: tim dengan individu yang dapat menyelesaikan pekerjaan individu yang lain merupakan nilai tambah bagi tim karena mampu meningkatkan adaptasi dan tidak bergantung pada satu anggota saja.

·    Preferensi anggota: mempertimbangkan preferensi masing-masing individu meliputi kemampuan, kepribadian dan keterampilan.

3.      Rancangan kerja mencangkup otonomi dan kebebasan, peluang memakai berbakai keterampilan dan bakat yang berbeda, kemampuan menyelesaikan seluruh tugas atau produk yang diidentifikasi serta mengerjakan suatu tugas atau proyek yang mempunyai pengaruh substansial pada orang lain.

4.      Proses meliputi:

·    Tujuan bersama baik tujuan umum maupun tujuan khusus. Tujuan umum merupakan sebuah visi dan lebih luas daripada tujuan khusus. Tujuan khusus merupakan tujuan kinerja yang realistis, bisa diukur dan khusus.

·    Efektivitas tim: tim yang efektif lebih percaya diri agar yakin berhasil.

·    Tingkat konflik: konflik tidak selamanya buruk tapi bisa juga mengganggu sebuah tim misalnya, konflik hubungan. Dengan adanya konflik akan membuat tim tersebut semakin efektif dalam melaksanakan tugasnya.

·    Kemalasan sosial: tim efektis menghilangkan hal ini dengan cara membuat diri mereka sendiri bertanggung jawab dalam tingkat individual dan tim.

D.    Mengubah Individu Menjadi Pemain Tim

Tantangan terbesarnya ada dua yaitu: a) kultur nasional sangat individualis dan b) tim diperkenalkan ke sebuah organisasi yang kokoh dan dari dulu menghargai pencapain individual. Cara membentuk pemain tim meliputi:

1.      Seleksi: memilih karyawan yang benar-benar sesuai baik secara individual, tim maupun memenuhi persyaratan teknis.

2.      Pelatihan: mengadakan pelatihan terhadap karyawan individual agar memperoleh kepuasan dan terbiasa bekerja dengan tim.

3.      Penghargaan: sistem penghargaan harus diolah kembali untuk mendorong usaha-usaha kooperatif daripada usaha kompetitif. Promosi, kenaikan gaji dan penghargaan intrinsik merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan kepada individu demi keefektifan mereka bekerja dalam sebuah tim.

E.     Tim dan Kualitas Manajemen

Inti dari kualitas manajemen adalah perbaikan proses dan keterlibatan karyawan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam perbaikan proses. Kualitas manajemen mengharuskan manajemen untuk memberikan para karyawan dorongan berbagi ide dan bertindak berdasarkan apa yang mereka usulkan.

Ada tiga tes untuk mengetahui apakah suatu tim sesuai dengan situasi yang ada, yaitu:

1.      Bisakah pekerjaan yang akan dilakukan memperoleh hasil yang lebih baik bila dikerjakan oleh lebih dari satu orang.

2.      Apakah pekerjaan yang akan dilakukan menciptakan maksud atau serangkain tujuan umum yang lebih dari sejumlah tujuan individual bagi orang-orang dalam kelompok?

3.      Apakah anggota kelompoknya saling bergantung?