Komunikasi Dalam Organisasi

KOMUNIKASI

A.      FUNGSI KOMUNIKASI

Fungsi komunikasi yakni: (1) kontrol, (2) motivasi, (3) ekspresi emosional, dan (4) informasi. Semua fungsi komunikasi tersebut penting untuk dipahami. Agar dapat berjalan efektif kelompok-kelompok hendaknya melakukan kontrol atas anggotanya, merangsang anggotanya untuk bekerja, menyediakan cara bagi mereka untuk meluapkan ekspresi emosional mereka, dan membuat pilihan keputusan.

B.      PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi adalah langkah-langkah antara seorang sumber dan penerimanya yang menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Bagian-bagian penting dari proses komunikasi adalah (1) pengirim, (2) penyandian, (3) pesan, (4) saluran, (5) penerjemahan sandi, (6) penerima, (7) gangguan, dan (8) umpan balik.

Saluran tersebut dipilih oleh pengirim yang menentukan apakah pengirim hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas professional dari para anggotanya. Sedangkan saluran informal (informal channel) bersifat spontan dan timbul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.

C.      ARAH KOMUNIKASI

1.       Downward

Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan dalam kelompok atau organisasi ke tingkatan lebih rendah. Komunikasi inilah yang digunakan oleh para pemimpin kelompok dan manajer untuk menetapkan tujuan, menyampaikan intruksi, menginformasikan kebijakan serta prosedur kepada karyawan, menunjukkan persoalan yang membutuhkan perhatian, dan menawarkan umpan balik mengenai kinerja.

2.       Upward

Komunikasi ke atas mengalir menuju tingkatan yang lebih tinggi dalam suatu kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada orang-orang yang memegang kekuasaan, memberi mereka informasi mengenai proses pencapaian tujuan, dan menyampaikan masalah yang terjadi.

3.       Lateral

Ketika komunikasi terjadi antar anggota dari kelompok kerja yang sama, di antara anggota dari kelompok kerja pada tingkatan yang sama, antar manajer pada tataran yang sama, atau di antara individu-individu yang setara secara horizontal disebut komunikasi lateral. Komunikasi ini dibutuhkan untuk menghemat waktu dan membantu koordinasi.

D.      KOMUNIKASI INTERPERSONAL

1.       Komunikasi Oral

Kekuatan komunikasi lisan yaitu kecepatan dan umpan baliknya sehingga memungkinkan untuk melakukan koreksi dengan segera. Tetapi kelemahan komunikasi lisan yaitu semakin banyak orang yang harus dilalui oleh sebuah pesan, semakin besar kemungkinan penyimpangannya.

2.       Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis meliputi memo, surat, faks, e-mail, pesan instan, majalah organisasional, pengumuman yang ditempelkan di papan bulletin, atau sarana-sarana laim yang disampaikan melalui tulisan atu simbol. Komunikasi tertulis mudah dan bisa diverifikasi. Pesan dalam bentuk cetakan membuat pengirim amupun penerima memiliki dokumentasi dari komunikasi tersebut dan pesan tersebut dapat disimpan selama waktu yang tak terhingga. Kata-kata yang ditulis lebih hati-hati daripada kata-kata lisan. Selain itu, penulis diharapkan lebih teliti dengan apa yang ingin disampaikan dalam sebuah pesan tertulis daripada yang terucap. Sehingga komunikasi tertulis umumnya lebih matang, logis, dan jelas.

3.       Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal meliputi gerakan tubuh, intonasi atau tekanan yang kita berkan pada kata-kata kita, mimik wajah, dan jarak fisik antara pengirim dan penerima pesan.

E.       KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

1.       Formal Small-Group Networks

Guna menyederhanakannya, dapat dikelompokkan jejaring menjadi tiga kelompok kecil masing-masing terdiri atas 5 orang. Kelompok tersebut adalah rantai, roda, dan seluruh saluran. Jaringan rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran-saluran komunikasi yang dapat ditemui dalam suatu organisasi tiga tingkat yang kaku. Roda bergantung pada satu figure sentral yang bertindak selaku perantara komunikasi antara semua kelompok. Jaringan roda merupakan contoh dari jaringan komunikasi yang akan ditemukan pada sebuah tim dengan seorang pemimpin yang kuat. Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua anggota kelompok untuk saling berkomunikasi secara aktif.

2.       The Grapevine

Desas-desus (grapevine) merupakan jaringan informasi informal. Karakteristik desas-desus adalah hal ini tidak dikontrol oleh manajemen, sebagian besar karyawan hal ini dapat diandalkan daripada komunikasi-komunikasi formal yang dikeluarkan oleh manajemen puncak, dan dapat digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang di dalamnya. Agar tidak terjadi hal-hal negatif maka ada beberapa saran yang dapat dilakukan adalah mengumumkan daftar waktu untuk membuat keputusan penting, menjelaskan berbagai keputusan dan perilaku yang tampak tidak konsisten atau bersifat rahasia, menekankan aspek negatif dan positif dari keputusan-keputusan rencana masa depan, secara terbuka mendiskusikan kemungkinan terburuk.

3.       Komunikasi Berbantuan Komputer

a.      E-mail

Keunggulan: mudah dalam penulisan dan pengeditan, dapat didistribusikan dengan cepat (fitur multiple receiver), lebih hemat karena tidak perlu mencetak.

Kelemahan: mengganggu aktivitas kerja bila digunakan untuk kepentingan pribadi, email massal terkadang tidak diperhatikan, kurang adanya sisi emosional sehingga kurang cocok untuk pemberitahuan yang menimbulkan respon emosional, empati, atau dukungan sosial, misalnya tentang PHK, penutupan pabrik, dll.

b.      Instant Messaging (IM)

-          Real-time email

-          Biasanya terintegrasi dengan telepon seluler atau Blackberry (BBM)

-          Keunggulan: cepat dan murah, cocok untuk pesan-pesan singkat

-          Kelemahan: karyawan menjadi kurang konsentrasi dan tidak fokus karena terlalu sering mengecek pesan di IM, dapat digunakan untuk chatting pribadi

c.       Intranet dan Extranet Link

Intranet adalah jaringan informasi perusahaan yang mirip dengan Web site namun hanya dapat diakses di dalam suatu organisasi saja. Intranet digunakan sebagai media komunikasi antar karyawan. Perkembangan terkini dalam intranet yakni digunakannya Wi-Fi untuk melakukan panggilan telepon dalam suatu organisasi.

Sedangkan extranet menghubungkan antara karyawan dengan pihak luar, misalnya suppliers, customers, atau strategic partners.

d.      Videoconferencing (Vi-con)

Vi-con merupakan perluasan dari sistem intranet dan ekstranet. Dengan vi-con karyawan dalam organisasi dapat melakukan meeting dengan orang yang lokasinya berbeda. Dilengkapi dengan live audio and video images yang memungkinkan untuk melihat, mendengar, dan berbicara satu sama lain. Dengan demikian biaya travelling yang mahal dapat dihemat.

Dengan adanya bantuan komputer dalam proses komunikasi, organizational boundaries menjadi kurang relevan. Komunikasi dapat dilakukan darimanapun dan kapanpun.

4.       Knowledge Management (KM)

KM merupakan proses mengorganisasi dan mendistribusikan pengetahuan kolektif yang dimiliki organisasi. Jika diterapkan dengan baik, KM dapat membuat kinerja organisasi semakin baik dan kompetitif karena membuat karyawan lebih smart.

KM menjadi penting setidaknya karena tiga alasan. Pertama, dalam banyak perusahaan, aset intelektual sama pentingnya dengan aset fisik maupun aset finansial.

Kedua, knowledge akan hilang begitu saja jika tidak ada upaya untuk menangkapnya. Ketiga, KM akan membuat kinerja organisasi lebih efisien.

Hal-hal yang diperlukan dalam pengembangan KM yakni data-base informasi yang mudah diakses, kultur perusahaan agar memberi dukungan dan apresiasi bagi karyawan yang ingin berbagi, serta mekanisme sharing dari karyawan yang keahliannya sudah berkembang kepada yang lainnya.

KM diawali dengan mengidentifikasi elemen pengetahuan yang penting bagi perusahaan. Dilanjutkan dengan pengembangan network dan data-base sehingga dapat dengan mudah diakses siapa saja yang membutuhkan. Namun KM tidak dapat berjalan dengan baik bila tidak didukung oleh kultur perusahaan. Pada akhirnya KM seharusnya menyediakan mekanisme dan motivasi untuk berbagi pengetahuan yang bermanfaat untuk mencapai kinerja yang lebih baik. Information overload juga harus dicegah dengan mendesain sistem yang menangkap informasi sesuai kebutuhan agar dapat diakses dengan cepat.

F.       PILIHAN SALURAN KOMUNIKASI

Riset menunjukkan bahwa tiap saluran komunikasi memiliki kapasitas yang berbeda dalam membawa informasi. Suatu saluran dikatakan “rich” apabila (1) mampu meng-handle multiple cues (kata-kata, ekspresi wajah, bahasa tubuh, intonasi) sekaligus, (2) memfasilitasi feedback dengan cepat, dan (3) bisa sangat personal.

Bukti menunjukkan bahwa high-performing managers lebih sensitif terhadap media daripada low-performing managers. Artinya, mereka lebih mampu mencocokkan tingkat kekayaan media yang sesuai dengan permasalahan ambiguitas komunikasi yang terjadi dalam organisasinya.

G.     PENGHAMBAT KOMUNIKASI EFEKTIF

1.       Filtering

Manipulasi informasi oleh pengirim pesan agar penerima pesan senang mendengarnya. Akibatnya, informasi yang tersampaikan menjadi tidak akurat. Semakin banyak level vertikal dalam hierarki organisasi, semakin besar pula peluang untuk filtering.

2.       Persepsi Selektif

Menginterpretasi secara selektif apa yang dilihat seseorang berdasarkan minat, latar belakang, pengalaman, dan tingkah lakunya.

3.       Information Overload

Information overload dapat menyebabkan informasi menjadi terabaikan, terlewatkan dan bahkan terlupakan. Hasilnya, informasi bisa hilang dan komunikasi menjadi kurang efektif.

4.       Emosi

Perasaan penerima pada saat pesan diterima akan mempengaruhi interpretasinya terhadap pesan tersebut.

5.       Bahasa

Tiap daerah memiliki logat bahasa tersendiri yang dapat mempengaruhi interpretasi terhadap pesan.

6.       Communication Apprehension

Perasaan was-was (nervous) ketika melakukan komunikasi oral, sehingga lebih memilih untuk melakukan komunikasi tertulis.

H.     ISU TERKINI DALAM KOMUNIKASI

1.       Batasan Komunikasi antara Pria dan Wanita

Deborah Tannen melakukan studi mengenai perbedaan pria dan wanita dalam konteks gaya percakapannya. Beberapa diantaranya:

-       Pria menggunakan percakapan untuk menekankan statusnya, sedangkan wanita melakukannya untuk menjalin koneksi

-       Bagi pria, percakapan merupakan sarana mempertahankan status, kekuasaan, dan independensi, sedangkan wanita menggunakannya untuk membangun kedekatan dimana orang akan berusaha mencari konfirmasi dan dukungan

-       Pria sering mengeluh bahwa wanita senang menceritakan masalahnya, sementara wanita mengeluh karena pria tidak suka mendengarkan. Faktanya, ketika “dicurhati”, pria cenderung ingin memberi solusi, sementara wanita yang “curhat” sebenarnya hanya ingin didengarkan dan didukung

-       Pria lebih lugas (to-the-point) dibanding wanita yang umumnya berbasa-basi

2.       Diam sebagai Bentuk Komunikasi

Diam dapat berarti orang tersebut sedang memikirkan atau merenungkan respon yang ingin ia berikan atas suatu pertanyaan. Diam dapat menandakan bahwa orang tersebut was-was atau takut untuk berbicara. Diam bisa juga menjadi tanda persetujuan, frustasi, atau kemarahan. Sebagai komunikator kita harus dapat menangkap sinyal ini.

3.       Komunikasi yang Benar Secara Politis

Menggunakan gaya bicara, bahasa atau kata-kata yang tepat sesuai dengan lawan bicara kita. Misalnya, ketika berbicara dengan orang tua tentu menggunakan bahasa yang sopan dibandingkan berbicara dengan teman sebaya.

4.       Komunikasi Lintas Budaya

Hambatan-hambatan kultural dapat dijelaskan sebagai berikut.

a.       Hambatan yang disebabkan semantik

Setiap kata-kata yang kita gunakan memiliki arti-arti yang berbeda. Hal ini secara khusus berlaku bagi orang-orang dari kultur nasional yang berbeda.

b.      Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata

Kata-kata yang menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda. Negosiasi antara eksekutif Amerika dan Jepang menjadi lebih sulit akibat penggunaan kata hai pada Jepang yang berarti ya sebagai ungkapan persetujuan dan sependapat bagi orang Jepang.

c.       Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada bicara

Dalam beberapa kultur, bahasa dapat bersifat formal, sementara pada kultur lain, bahasa tersebut bisa bersifat informal. Pada kultur-kultur tertentu, perubahan nada bicara bergantung pada konteksnya seperti orang yang berbicara pada lingkungan di rumah, lingkungan sosial, dan pada tempat dia bekerja.

d.      Hambatan yang disebabkan pada perbedaan persepsi

Orang yang berbicara dengan bahasa yang berbeda sebenarnya memandang dunia dalam cara yang juga berbeda. Misalnya dalam pengertian salju bagi orang Eskimo yang mengartikan salju dengan istilah yang berbeda-beda.

Konteks Kultural merupakan suatu pemahaman yang lebih baik atas hambatan-hambatan kultural ini dan berbagai implikasi terhadap komunikasi lintas kultural yang dapat dicapai dengan cara memerhatikan konsep kultur konteks tinggi dan rendah. Konteks kultur terbagi menjadi 2 bagian yaitu:

a.       Kultur Konteks Tinggi

Mereka yang mengandalkan petunjuk-petunjuk nonverbal dan situasional yang halus ketika berkomunikasi dengan orang lain. Apa yang tidak dikatakan mungkin lebih signifikan dari apa yang dikatakan.

b.      Kultur Konteks Rendah

Mereka pada dasarnya mengandalkan kata-kata untuk menyampaikan arti. Bahasa tubuh atau gelar formal menempati posisi kedua dibandingkan kata-kata yang terucap dan tertulis.

Sebuah panduan Kultural

Ketika berkomunikasi dengan orang-orang dari kultur yang berbeda, apakah yang dapat anda lakukan untuk meminimalisir kesalahan dalam persepsi, salah dalam melakukan interpretasi, dan salah dalam melakukan evaluasi, anda dapat menilai dengan konteks kulturalnya. Panduan tersebut sebagai berikut:

a.       Asumsikan perbedaan hingga kesamaan ditemukan

Sebagian besar dari kita berasumsi bahwa orang lain lebih serupa dengan kita daripada yang sesungguhnya. Kemungkinan anda membuat kesalahan jauh lebih kecil jika anda mengasumsikan bahwa orang lain berbeda dari anda daripada mengandalkan kesamaan hingga perbedaan menyatakan.

b.      Tekankan deskripsi alihkan interpretasi atau evaluasi

Menginterpretasi atau mengevaluasi yang telah dikatakan atau dilakukan seseorang diperlawankan dengan deskripsi, adalah suatu upaya yang lebih didasarkan pada kultur dan latar belakang si pengamat daripada situasi yang diamati.

c.       Praktikan empati

Sebelum melakukan pengiriman pesan, tempatkanlah diri anda sebagai posisi penerima. Apa sajakah nilai-nilai, pengalaman dan kerangka refrensi penerima, apakah yang anda tau tentang latar belakang dan pendidikan si penerima yang dapat memberi anda wawasan yang lebih mengenainya, dan cobalah untuk melihat orang lain sebagaimana adanya.

d.      Perlakukan interpretasi anda sebagai hipotesis kerja

Memperlakukan interpretasi sebagai sebuah hipotesis yang membutuhkan pengujian lebih jauh sebagai satu kepastian, dari pengembangan atas suatu situasi baru yang anda kumpulkan dan pelajari.

I.        PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK

1.       Kelompok vs Individual

a.       Keunggulan Keputusan Kelompok

-       Dapat menghasilkan informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap dimana kelompok dapat membawa heterogenitas kedalam proses pengambilan keputusan.

-       Semakin meningkatnya keragaman pandangan.

-       Dapat meningkatkan penerimaan atas sebuah solusi.

b.      Kelemahan Keputusan Kelompok

-       Membutuhkan waktu lebih banyak , sehingga tidak efisien.

-       Terdapat tekanan-tekanan konformitas dalam kelompok.

-       Efektivitas keseluruhan kelompok akan lumpuh, jika koalisi dominan terdiri dari anggota-anggota dengan kemampuan rendah dan menengah.

2.       Pemikiran Kelompok dan Pergeseran Kelompok

a.       Pemikiran Kelompok

Merupakan fenomena yang menunjukkan norma konsensus melampaui penilaian atas sejumlah alternatif tindakan yang lebih realistis.Tanda-tanda dari fenomena pemikiran kelompok yaitu :

-       Para anggota merasionalisasi semua penolakan terhadap asumsi-asumsi yang telah mereka buat.

-       Para  anggota yang mempertanyakan validitas argument yang mendukung alternatif yang disukai oleh mayoritas.

-       Para anggota yang mempunyai keraguan atau mempunyai sudut pandang yang berbeda.

-       Tampak adanya ilusi dari kebulatan suara.

Pemikiran kelompok bukanlah sebuah mekanisme penekanan-penentang pendapat tetapi lebih pada sebuah cara bagi sebuah kelompok untuk melindungi citra positifnya.Salah satu cara yang digunakan manajer untuk meminimalkan pemikiran kelompok adalah dengan memantau ukuran kelompok.

b.      Pergeseran Kelompok

Yaitu perubahan risiko keputusan antara keputusan kelompok dan keputusan individu yang dibuat oleh anggota dalam kelompok dapat menjadi risiko yang konservatif atau lebih besar.

3.       Teknik-teknik Pengambilan Keputusan Kelompok

a.       Kelompok yang Berinteraksi

Kelompok biasa, dimana para anggotanya saling beinteraksi secara tatap muka.

b.      Tukar Pikiran

Sebuah proses pembangkitan ide yang secara khusus mendorong semua alternatif apapun, sementara itu menahan kritik atas alternatif-alternatif tersebut.

c.       Teknik Nominal Kelompok

Sebuah metode pengambilan keputusan kelompok dimana para anggota individual bertemu secara tatap muka untuk menyatukan penilaian mereka dengan cara sistematis tetapi independen.

d.      Pertemuan dengan Media Elektronik

Sebuah pertemuan dimana para anggotanya berinteraksi menggunakan komputer, yang memungkinkan anonimitas komentar dan agregasi suara.